كيف أتعامل مع الفواتير الإلكترونية في حالة إرجاع البضاعة؟

كيف أتعامل مع الفواتير الإلكترونية في حالة إرجاع البضاعة؟

تعد الفواتير الإلكترونية من أهم التحولات الرقمية التي شهدها القطاع التجاري والضريبي في المملكة العربية السعودية، حيث أسهمت في تعزيز الشفافية والدقة والالتزام الضريبي، وسهلت على المنشآت إدارة معاملاتها المالية. لكن من الطبيعي أن تواجه بعض المنشآت مواقف تستدعي تعديل أو تصحيح الفواتير بعد إصدارها، مثل إرجاع البضاعة كليًا أو جزئيًا من قبل العميل. وهنا يبرز التساؤل: كيف يتم التعامل مع الفواتير الإلكترونية في حالة الإرجاع وفقًا لمتطلبات الهيئة العامة للزكاة والضريبة والجمارك؟

في هذا المقال، سنشرح بالتفصيل الآلية الصحيحة للتعامل مع حالات إرجاع البضاعة بعد إصدار الفاتورة الإلكترونية، والخطوات النظامية الواجب اتباعها لتجنب أي مخالفات ضريبية أو محاسبية، مع توضيح دور إشعارات الدائن والمدين في تصحيح المعاملات.

ما المقصود بإرجاع البضاعة في النظام الضريبي؟

إرجاع البضاعة يعني أن العميل يعيد إلى المورد جزءًا من السلع أو كلها بعد شرائها، نتيجة لعدة أسباب، مثل:

وجود عيب أو تلف في المنتج.

استلام كمية أو صنف مختلف عن المطلوب.

الرغبة في التراجع عن الشراء خلال فترة السماح.

اتفاق مسبق بين الطرفين على إمكانية الإرجاع في حالات معينة.

في جميع هذه الحالات، إذا كانت البضاعة قد تم إصدار فاتورة إلكترونية بشأنها، فلا يمكن حذف أو تعديل الفاتورة الأصلية مباشرة، لأن نظام الفوترة الإلكتروني لا يسمح بأي تغيير في الفواتير بعد إصدارها وإرسالها إلى الهيئة. وهنا يأتي دور إشعار الدائن الإلكتروني كوسيلة نظامية لتصحيح الخطأ أو تعديل المبلغ المستحق.

ما هو إشعار الدائن في نظام الفاتورة الإلكترونية؟

إشعار الدائن (Credit Note) هو مستند إلكتروني يُصدره المورد عند الحاجة إلى تقليل قيمة الفاتورة الأصلية، سواء بسبب إرجاع البضاعة أو تصحيح خطأ في السعر أو الكمية.
بمعنى آخر، هو وثيقة تُظهر أن العميل أصبح له “رصيد دائن” لدى المورد نتيجة خصم أو استرجاع مبلغ معين.

ويُعد إشعار الدائن جزءًا لا يتجزأ من منظومة الفوترة الإلكترونية في المملكة، إذ يجب أن يُصدر ويُرسل بنفس الآلية التي تُتبع عند إصدار الفاتورة الأصلية، مع ربطه برقم الفاتورة التي يتم تعديلها.

أهمية إصدار إشعار دائن عند إرجاع البضاعة

إصدار إشعار دائن في حالة الإرجاع ليس مجرد إجراء محاسبي، بل هو متطلب نظامي وضروري لعدة أسباب:

تصحيح القيم الضريبية بشكل قانوني
إذ يتم تعديل ضريبة القيمة المضافة المستحقة بناءً على المبلغ الجديد بعد الإرجاع.

ضمان الدقة في التقارير المالية والإقرارات الضريبية
فكل إشعار دائن يؤثر على المبيعات الإجمالية وضريبة المخرجات.

الامتثال لمتطلبات الهيئة العامة للزكاة والضريبة والجمارك
أي مخالفة في هذا الإجراء، مثل حذف الفاتورة بدلًا من تعديلها، تُعد مخالفة نظامية تستوجب غرامة.

توفير سجل رقمي موثق
يسهل تتبع العمليات التجارية وتصحيح الأخطاء بطريقة شفافة وآمنة.

الفرق بين إشعار الدائن وإشعار المدين

لفهم آلية التعامل مع الفواتير في حالات الإرجاع، يجب التمييز بين إشعار الدائن وإشعار المدين:

إشعار الدائن (Credit Note):
يُستخدم لتقليل المبلغ المستحق على العميل، مثل حالات إرجاع البضاعة أو الخصومات اللاحقة للبيع.

إشعار المدين (Debit Note):
يُستخدم لزيادة المبلغ المستحق على العميل، كتصحيح خطأ في التسعير أو إضافة رسوم لم تُدرج في الفاتورة الأصلية.

في حالة إرجاع البضاعة، يُستخدم إشعار الدائن تحديدًا.

خطوات التعامل مع الفواتير الإلكترونية عند إرجاع البضاعة

للتعامل الصحيح مع هذه الحالات، يجب على المنشأة اتباع الخطوات التالية:

1. التأكد من استلام البضاعة المرتجعة

يجب أولًا التأكد من أن العميل أعاد البضاعة فعليًا، مع التحقق من حالتها ومطابقتها للشروط المتفق عليها.
ويُفضل إعداد نموذج داخلي باسم “محضر استلام بضاعة مرتجعة” يتضمن:

اسم العميل.

رقم الفاتورة الأصلية.

الكميات المرتجعة وأسباب الإرجاع.

توقيع المستلم.

هذا التوثيق ضروري عند مراجعة الهيئة لأي فروقات في التقارير الضريبية.

2. تحديد نوع الإشعار المطلوب

بعد التأكد من عملية الإرجاع، يتم تحديد نوع الإشعار المطلوب — وهو في هذه الحالة إشعار دائن إلكتروني — بحيث يُستخدم لتقليل المبلغ الإجمالي للفاتورة الأصلية.

3. إصدار إشعار دائن إلكتروني عبر النظام

يتم إصدار الإشعار من خلال النظام الإلكتروني المعتمد للفوترة (سواء كان برنامج محاسبي أو نظام ERP أو عبر مزود خدمة معتمد).
الخطوات الأساسية عادةً تشمل:

الدخول إلى النظام.

اختيار خيار “إصدار إشعار دائن”.

تحديد الفاتورة الأصلية المرتبطة بالإشعار.

إدخال بيانات الأصناف المرتجعة وكمياتها.

توضيح سبب الإصدار (إرجاع بضاعة).

احتساب القيمة المضافة بعد التعديل.

مراجعة البيانات وحفظ الإشعار.

4. إرسال الإشعار إلكترونيًا إلى الهيئة

بمجرد إصدار الإشعار، يجب إرساله إلكترونيًا إلى الهيئة العامة للزكاة والضريبة والجمارك عبر التكامل التقني بين النظام ومنصة الهيئة.
الهيئة تتحقق من صحة الإشعار وتقوم بتخزينه ضمن قاعدة بيانات الفواتير الإلكترونية الرسمية.

5. إرسال نسخة من الإشعار للعميل

بعد إصدار إشعار الدائن واعتماده، يتم إرسال نسخة إلكترونية إلى العميل لتوثيق العملية وإعلامه بتعديل قيمة الفاتورة الأصلية.
ويُفضل استخدام البريد الإلكتروني أو النظام نفسه لتأكيد وصول الإشعار.

6. تعديل السجلات المحاسبية والضريبية

بعد إصدار الإشعار، يجب على قسم المحاسبة تعديل القيود المالية في الدفاتر المحاسبية بحيث:

تُخفض قيمة المبيعات بمقدار المبلغ المرتجع.

تُخصم الضريبة المستحقة على الهيئة وفقًا لذلك.

يُحدث التغيير في الإقرار الضريبي للفترة ذات العلاقة.

كيف يؤثر إشعار الدائن على ضريبة القيمة المضافة؟

عند إرجاع بضاعة، يجب تعديل ضريبة المخرجات المستحقة على المورد، لأن القيمة الخاضعة للضريبة أصبحت أقل من الفاتورة الأصلية.
على سبيل المثال:

إذا كانت الفاتورة الأصلية بقيمة 10,000 ريال + 15% ضريبة (1,500 ريال).

وتم إرجاع بضاعة بقيمة 4,000 ريال.

فإن إشعار الدائن سيخفض المبلغ بمقدار 4,000 ريال + 600 ريال ضريبة، أي ما مجموعه 4,600 ريال.
وبالتالي تُخصم هذه القيمة من الإقرار الضريبي التالي.

البيانات الإلزامية في إشعار الدائن الإلكتروني

وفقًا لمتطلبات الهيئة العامة للزكاة والضريبة والجمارك، يجب أن يحتوي إشعار الدائن الإلكتروني على البيانات التالية:

رقم الإشعار وتاريخه.

نوع المستند (إشعار دائن).

رقم الفاتورة الأصلية المرتبطة.

اسم المورد ورقمه الضريبي.

اسم العميل ورقمه الضريبي (إن وُجد).

وصف البضاعة المرتجعة وكمياتها وأسعارها.

المبلغ الإجمالي قبل الضريبة وبعدها.

قيمة ضريبة القيمة المضافة ونسبتها.

سبب إصدار الإشعار (مثل: إرجاع بضاعة).

رمز الاستجابة السريعة (QR Code).

التوقيع الرقمي الخاص بالنظام الإلكتروني.

هل يمكن إصدار إشعار دائن جزئي؟

نعم، في حال تم إرجاع جزء فقط من البضاعة، يمكن إصدار إشعار دائن جزئي.
في هذه الحالة، يُذكر في الإشعار فقط الأصناف أو الكميات المرتجعة، ويتم تعديل القيمة والضريبة بما يتناسب مع الجزء المرتجع.

ما المدة المسموح بها لإصدار إشعار دائن؟

ينبغي إصدار إشعار الدائن بشكل فوري بعد إتمام عملية الإرجاع، أو في أقرب فترة محاسبية ممكنة.
التأخير في الإصدار قد يؤدي إلى فروقات في الإقرارات الضريبية أو إلى ملاحظات من الهيئة خلال المراجعة.

أخطاء شائعة يجب تجنبها

إلغاء الفاتورة الأصلية بدلًا من إصدار إشعار دائن.
هذا الإجراء مخالف للنظام لأن الفواتير لا يمكن حذفها بعد إرسالها للهيئة.

إصدار إشعار ورقي غير إلكتروني.
الهيئة لا تعترف إلا بالإشعارات الإلكترونية المرسلة عبر النظام المعتمد.

عدم ربط الإشعار بالفاتورة الأصلية.
يجب أن يكون هناك ارتباط واضح بين الفاتورة والإشعار في النظام.

عدم تعديل الإقرار الضريبي بعد الإشعار.
تجاهل تعديل الإقرار قد يؤدي إلى خطأ في احتساب ضريبة القيمة المضافة.

فوائد الالتزام بالإجراءات الصحيحة عند الإرجاع

تجنب الغرامات والعقوبات من الهيئة.

تعزيز الثقة بين المورد والعميل.

دقة أعلى في التقارير المالية.

تسهيل عملية المراجعة الضريبية.

تحسين إدارة الفواتير والمستندات إلكترونيًا.

هل يمكن استبدال الإرجاع بإشعار خصم؟

في بعض الحالات، قد يتفق المورد والعميل على منح خصم بديل بدلًا من الإرجاع، وهنا يمكن إصدار إشعار دائن أيضًا، ولكن يوضح فيه السبب “منح خصم” بدلاً من “إرجاع بضاعة”.
أما الإجراء من ناحية النظام فهو ذاته تقريبًا.

العلاقة بين إشعار الدائن والمراجعة الضريبية

أثناء المراجعة الضريبية، تُراجع الهيئة جميع الفواتير والإشعارات المرتبطة بها للتأكد من الاتساق والدقة.
وفي حال اكتشاف إشعارات غير مرتبطة أو بيانات ناقصة، قد تعتبر الهيئة ذلك خرقًا للنظام، مما يؤدي إلى فرض غرامات أو تعديل الإقرار الضريبي.

نصائح للمحاسبين عند التعامل مع حالات الإرجاع

استخدم نظام فوترة إلكتروني معتمد من الهيئة لتجنب الأخطاء اليدوية.

تأكد من مطابقة الكميات المرتجعة مع الفاتورة الأصلية.

احتفظ بسجلات إلكترونية منظمة لكل إشعار دائن صادر.

تأكد من إدخال السبب الصحيح للإشعار في النظام.

راجع أثر الإشعارات على الإقرار الضريبي قبل الإرسال.

كيف تسهم الفواتير الإلكترونية في تنظيم عمليات الإرجاع؟

نظام الفاتورة الإلكترونية في المملكة لم يهدف فقط إلى أتمتة إصدار الفواتير، بل أيضًا إلى تنظيم العمليات التجارية المختلفة مثل الإرجاع والتعديل والتصحيح.
حيث يتيح النظام:

تتبع كل عملية تعديل إلكترونيًا.

منع التلاعب أو إخفاء البيانات.

ضمان ارتباط كل إشعار بفاتورته الأصلية.

تسهيل المراجعة الضريبية عبر قاعدة بيانات موحدة.

عند إرجاع البضاعة بعد إصدار الفاتورة الإلكترونية، لا يجوز تعديل أو حذف الفاتورة الأصلية بأي شكل.
الإجراء النظامي الوحيد هو إصدار إشعار دائن إلكتروني مرتبط بالفاتورة الأصلية، يوضح تفاصيل الإرجاع وقيمته، ويتم إرساله إلكترونيًا إلى الهيئة العامة للزكاة والضريبة والجمارك.

اتباع هذه الخطوات بدقة يضمن:

سلامة السجلات المحاسبية.

دقة الإقرارات الضريبية.

التزام المنشأة الكامل بنظام الفوترة الإلكتروني.

وبذلك، فإن التعامل الصحيح مع الفواتير الإلكترونية في حالة إرجاع البضاعة لا يحمي المنشأة من الغرامات فقط، بل يعزز مصداقيتها واحترافيتها في التعاملات التجارية، ويدعم مسيرة التحول الرقمي التي تشهدها المملكة ضمن رؤيتها 2030.