هل يمكن إلغاء فاتورة إلكترونية بعد إرسالها للهيئة؟

هل يمكن إلغاء فاتورة إلكترونية بعد إرسالها للهيئة؟

تُعد الفاتورة الإلكترونية واحدة من أهم التحولات التقنية التي شهدها النظام الضريبي في المملكة العربية السعودية خلال السنوات الأخيرة، وهي تمثل خطوة كبيرة نحو تحقيق الشفافية المالية والرقمنة الكاملة للمعاملات التجارية. ومع التزام جميع المنشآت المسجلة في ضريبة القيمة المضافة بإصدار الفواتير الإلكترونية، بدأ الكثير من المكلفين يتساءلون عن الإجراءات المتعلقة بإدارة هذه الفواتير، خصوصًا في الحالات التي تتطلب تعديلها أو إلغاءها بعد إرسالها إلى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.

إحدى أبرز الأسئلة التي تتكرر بين أصحاب الأعمال والمحاسبين هي: هل يمكن إلغاء فاتورة إلكترونية بعد إرسالها إلى الهيئة؟
الإجابة المختصرة هي: لا يمكن إلغاء الفاتورة الإلكترونية بعد إرسالها مباشرة إلى الهيئة، لكن يمكن تصحيحها أو تعديلها أو معالجتها من خلال إصدار إشعار دائن أو مدين إلكتروني، وفقًا لضوابط محددة حددتها الهيئة لضمان الشفافية والدقة في المعاملات الضريبية.

في هذا المقال سنشرح بالتفصيل سبب عدم إمكانية الإلغاء المباشر، وما هي الطرق النظامية لمعالجة الأخطاء في الفواتير بعد إصدارها، وكيف تساهم هذه الإجراءات في حفظ الحقوق الضريبية وضمان التوافق مع متطلبات نظام الفوترة الإلكتروني في السعودية.

أولًا: لمحة عن نظام الفاتورة الإلكترونية في السعودية

بدأ تطبيق نظام الفاتورة الإلكترونية في المملكة على مرحلتين أساسيتين:

المرحلة الأولى (مرحلة الإصدار والحفظ):
تم تطبيقها في ديسمبر 2021، وهدفت إلى إلزام المكلفين بإصدار الفواتير إلكترونيًا بدلًا من الورقية باستخدام أنظمة معتمدة من الهيئة.

المرحلة الثانية (مرحلة الربط والتكامل):
بدأ تنفيذها تدريجيًا من عام 2023، وتشمل ربط أنظمة الفوترة الخاصة بالمكلفين مباشرة بمنصة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، بحيث تُرسل كل فاتورة فور إصدارها إلى الهيئة بشكل آلي.

يهدف هذا النظام إلى ضمان دقة البيانات، ومكافحة التهرب الضريبي، وتحسين كفاءة الفحص والمراجعة الضريبية.
وبما أن كل فاتورة إلكترونية تُرسل وتُخزن في نظام الهيئة لحظة إصدارها، فإن عملية “الإلغاء” لم تعد ممكنة كما كان الحال في النظام الورقي القديم.

ثانيًا: لماذا لا يمكن إلغاء الفاتورة الإلكترونية بعد إرسالها؟

السبب الرئيسي هو أن النظام الإلكتروني يعتمد على الشفافية الكاملة والتوثيق الفوري لكل عملية بيع أو شراء، وبالتالي فإن أي عملية تُرسل إلى الهيئة تصبح جزءًا من السجل الضريبي الرسمي للمكلف.

إلغاء الفاتورة بعد إرسالها يعني تعديل السجلات الرسمية التي تم حفظها في قاعدة بيانات الهيئة، مما قد يفتح الباب أمام التلاعب أو إخفاء الإيرادات أو التهرب من الضريبة. لذلك، وضعت الهيئة نظامًا بديلاً أكثر أمانًا ووضوحًا يتمثل في استخدام إشعارات الدائن والمدين الإلكترونية لمعالجة أي خطأ أو تعديل.

ثالثًا: متى يحتاج المكلف إلى إلغاء أو تعديل فاتورة إلكترونية؟

توجد العديد من الحالات العملية التي قد تدفع المنشأة إلى الرغبة في تعديل أو “إلغاء” فاتورة إلكترونية سبق إرسالها، منها:

إصدار فاتورة عن طريق الخطأ (مثلاً إدخال بيانات العميل الخطأ أو احتساب مبلغ غير صحيح).

إلغاء صفقة أو استرجاع البضاعة بعد إصدار الفاتورة.

وجود خطأ في الضريبة المضافة المحسوبة.

تكرار إصدار نفس الفاتورة أكثر من مرة.

تعديل كمية أو سعر أو خصم بعد الاتفاق مع العميل.

في هذه الحالات، لا يُسمح للمكلف بحذف الفاتورة الأصلية، بل عليه إصدار إشعار إلكتروني دائن أو مدين لتصحيح أو إلغاء أثر الفاتورة السابقة في النظام الضريبي.

رابعًا: ما الفرق بين الإلغاء والتصحيح في النظام الإلكتروني؟

في النظام الورقي، كان من السهل تمزيق فاتورة أو حذفها عند اكتشاف خطأ.
لكن في النظام الإلكتروني، كل فاتورة تحمل رقمًا فريدًا وتوقيعًا رقميًا مشفرًا يُثبت تاريخ إصدارها ويمنع تعديلها أو حذفها.

لذلك، بدلًا من الإلغاء، يتم استخدام:

إشعار دائن إلكتروني (Credit Note):
يستخدم لتقليل أو تصحيح المبلغ أو القيمة الضريبية في فاتورة سابقة، مثل في حالة استرجاع بضاعة أو تقديم خصم إضافي بعد الإصدار.

إشعار مدين إلكتروني (Debit Note):
يستخدم لزيادة المبلغ أو القيمة الضريبية في فاتورة سابقة، مثل في حالة تعديل السعر إلى الأعلى أو إضافة خدمة لم تكن مشمولة سابقًا.

بهذا الشكل يتم تعديل البيانات دون حذف السجل الأصلي، مع بقاء جميع العمليات موثقة بشفافية لدى الهيئة.

خامسًا: كيف يتم تصحيح أو معالجة الفاتورة بعد إرسالها؟

للتعامل الصحيح مع فاتورة إلكترونية تم إرسالها بالفعل إلى الهيئة، يجب اتباع الخطوات النظامية التالية:

تحديد نوع الخطأ بدقة
قبل أي تعديل، على المحاسب تحديد ما إذا كان الخطأ يتعلق بالسعر، الكمية، الضريبة، بيانات العميل، أو أنه ناتج عن إلغاء الصفقة بالكامل.

اختيار نوع الإشعار المناسب

إذا كان المطلوب تقليل المبلغ أو إلغاء العملية: يُصدر إشعار دائن.

إذا كان المطلوب زيادة المبلغ أو تعديل السعر إلى الأعلى: يُصدر إشعار مدين.

ربط الإشعار بالفاتورة الأصلية
يجب أن يحتوي الإشعار على رقم الفاتورة الأصلية وتاريخها لتسهيل تتبع العملية.

إرسال الإشعار إلكترونيًا إلى الهيئة
يتم إصدار الإشعار من خلال نظام الفوترة الإلكتروني المربوط بالهيئة، ويتم إرساله بنفس طريقة إرسال الفواتير الأصلية.

حفظ نسخة من الإشعار والفاتورة الأصلية
يجب حفظ المستندات لمدة لا تقل عن ست سنوات، وفق متطلبات الأرشفة الإلكترونية للهيئة.

سادسًا: مثال عملي على تعديل فاتورة إلكترونية

لنفترض أن منشأة تجارية أصدرت فاتورة بمبلغ 10,000 ريال شاملة ضريبة القيمة المضافة، ثم اكتشفت أن السعر الفعلي يجب أن يكون 9,000 ريال فقط.

في هذه الحالة، لا يمكن حذف الفاتورة أو تعديلها في النظام.
بل يجب إصدار إشعار دائن إلكتروني بقيمة 1,000 ريال لتقليل المبلغ المسجل في الفاتورة الأصلية.

بعد إصدار الإشعار، تُحدّث الهيئة بيانات المكلف تلقائيًا بحيث يتم تعديل إجمالي المبيعات والضريبة المستحقة في الإقرار الضريبي القادم.

سابعًا: ماذا لو أُلغيت الصفقة بالكامل بعد إصدار الفاتورة؟

في حال تم إلغاء العملية التجارية بالكامل بعد إصدار الفاتورة، لا يجوز حذفها من النظام، بل يجب إصدار إشعار دائن يغطي كامل قيمة الفاتورة الأصلية.
بهذا الشكل تُصبح المعاملة “ملغاة محاسبيًا” دون حذف الفاتورة من قاعدة بيانات الهيئة، وهو ما يضمن الشفافية الكاملة والتتبع المالي لكل عملية تمت فعليًا.

ثامنًا: كيف تتعامل الهيئة مع الفواتير المعدلة أو الملغاة؟

هيئة الزكاة والضريبة والجمارك تمتلك نظام تحقق متطور يقوم بمطابقة جميع الفواتير والإشعارات المرسلة.
فعند إصدار إشعار دائن أو مدين، يتم التحقق من الآتي:

أن الإشعار مرتبط فعليًا بفاتورة أصلية مسجلة لدى الهيئة.

أن الإشعار لا يتجاوز القيمة الأصلية للفاتورة في حالة الإشعار الدائن.

أن جميع البيانات المالية والضريبية صحيحة ومتوافقة.

وفي حال وجود أي تضارب أو خطأ في البيانات، يتم إخطار المنشأة إلكترونيًا لتصحيح الوضع قبل إدراج الإشعار في السجلات الضريبية.

تاسعًا: هل يمكن تعديل الفواتير قبل الإرسال؟

نعم، يمكن تعديل الفاتورة قبل إرسالها إلى الهيئة، طالما لم يتم “توثيقها” رسميًا في النظام.
لكن بعد الإرسال والتوثيق، تصبح الفاتورة محمية وغير قابلة للتعديل أو الحذف.
لهذا السبب من المهم جدًا أن تقوم المنشأة بمراجعة البيانات بدقة قبل اعتماد الفاتورة وإرسالها للهيئة.

عاشرًا: ماذا يحدث عند الخطأ في رقم ضريبة القيمة المضافة؟

في حال تم إصدار فاتورة تحتوي على رقم ضريبة مضافة غير صحيح (سواء للمورد أو العميل)، يجب تصحيح الخطأ من خلال إصدار إشعار دائن لإلغاء الفاتورة السابقة بالكامل، ثم إصدار فاتورة جديدة صحيحة بالبيانات الضريبية الصحيحة.

ولا يجوز الاكتفاء بتصحيح الرقم فقط داخل النظام دون إصدار إشعار، لأن الفاتورة السابقة تكون قد تم توثيقها في قاعدة بيانات الهيئة.

حادي عشر: هل يؤدي الإلغاء أو التعديل إلى غرامة؟

لا تفرض الهيئة غرامة على تصحيح الفواتير طالما تم ذلك بطريقة نظامية من خلال إصدار الإشعارات المعتمدة.
لكن في المقابل، قد تُفرض غرامات إذا تم تجاهل الخطأ أو تم استخدام وسائل غير نظامية لحذف أو تعديل الفواتير بعد إرسالها.

ومن أبرز الغرامات في هذا السياق:

عدم إصدار فاتورة إلكترونية صحيحة: غرامة تبدأ من 1,000 ريال.

تعديل الفاتورة دون إشعار رسمي: مخالفة تُسجل على المكلف.

إصدار إشعار غير مبرر أو مزيف: عقوبة قد تصل إلى 50,000 ريال في حال الاشتباه في التلاعب الضريبي.

ثاني عشر: أهمية المراجعة المسبقة قبل الإرسال

لتجنب الحاجة إلى إصدار إشعارات تصحيحية متكررة، يُنصح المكلفون باتباع الخطوات التالية قبل إرسال الفواتير إلى الهيئة:

مراجعة جميع بيانات العميل والسجل الضريبي.

التأكد من صحة الأسعار والكميات قبل الاعتماد.

التحقق من نسبة ضريبة القيمة المضافة المطبقة.

التأكد من وجود رقم الفاتورة التسلسلي الصحيح.

استخدام أنظمة فوترة إلكترونية معتمدة من الهيئة تدعم التحقق المسبق قبل الإرسال.

هذه الإجراءات تساعد المنشآت على تقليل الأخطاء وتجنب الإشكالات الضريبية مستقبلاً.

ثالث عشر: العلاقة بين الإشعارات والإقرار الضريبي

كل إشعار دائن أو مدين يتم إصداره يؤثر بشكل مباشر على الإقرار الضريبي القادم للمكلف، إذ يتم تعديل إجمالي المبيعات أو المشتريات بناءً على التغييرات التي تم إدخالها عبر الإشعارات.

مثلاً:

عند إصدار إشعار دائن، تنخفض المبيعات وقيمة الضريبة المستحقة.

عند إصدار إشعار مدين، تزداد المبيعات وقيمة الضريبة المستحقة.

وبهذا الشكل يبقى الإقرار الضريبي محدثًا ومطابقًا لجميع العمليات المالية الفعلية التي تمت خلال الفترة الضريبية.

رابع عشر: كيف تحافظ الفاتورة الإلكترونية على الشفافية الضريبية؟

من خلال عدم السماح بالإلغاء المباشر، تضمن الهيئة أن تبقى جميع العمليات محفوظة ومؤرشفة في قاعدة بياناتها، مما يسهم في:

منع التلاعب في المبيعات والإيرادات.

تسهيل المراجعة الضريبية لاحقًا.

توفير بيانات دقيقة تسهم في التحليل المالي والاقتصادي.

رفع الثقة بين المكلفين والهيئة.

وهذا يعكس التوجه الاستراتيجي للمملكة نحو تعزيز الاقتصاد الرقمي ومكافحة التهرب الضريبي.

خامس عشر: مقارنة بين الإلغاء الورقي والإلكتروني

العنصر النظام الورقي النظام الإلكتروني
إمكانية الحذف ممكن في أي وقت غير مسموح
مستوى الأمان ضعيف ويمكن التلاعب عالي بفضل التوقيع الرقمي
الشفافية محدودة كاملة وفورية
المراجعة الضريبية معقدة وتتطلب أوراقًا كثيرة آلية وسريعة
اكتشاف الأخطاء بعد الفحص اليدوي فوري عبر النظام

من خلال هذه المقارنة، يتضح أن منع الإلغاء في النظام الإلكتروني ليس قيدًا على المنشآت، بل هو ضمان للشفافية والمصداقية.

في ضوء ما سبق، يتضح أن إلغاء الفاتورة الإلكترونية بعد إرسالها إلى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك غير ممكن، وذلك حفاظًا على دقة السجلات الضريبية ومنع أي تلاعب في البيانات المالية.
لكن بالمقابل، أتاح النظام آلية دقيقة ومرنة لمعالجة الأخطاء من خلال إشعارات الدائن والمدين الإلكترونية التي تسمح بتعديل أو تصحيح أي فاتورة بطريقة نظامية موثقة.

هذه الآلية لا تحمي فقط حقوق المكلفين، بل تضمن أيضًا العدالة الضريبية واستقرار النظام المالي في المملكة، مما يجعل الفاتورة الإلكترونية أداة استراتيجية في بناء اقتصاد رقمي شفاف ومتطور يواكب مستهدفات رؤية السعودية 2030.