هل هناك رسوم شهرية على استخدام نظام الفاتورة الإلكترونية؟

هل هناك رسوم شهرية على استخدام نظام الفاتورة الإلكترونية؟

منذ بدء تطبيق نظام الفاتورة الإلكترونية في المملكة العربية السعودية من قبل هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، برزت الكثير من التساؤلات بين أصحاب المنشآت والتجار ورواد الأعمال حول تفاصيل هذا النظام، وكيفية تطبيقه، وما إذا كانت هناك رسوم شهرية أو سنوية مفروضة على استخدامه. فمع التحول الرقمي الكبير الذي تشهده المملكة ضمن رؤية 2030، أصبح من الطبيعي أن تتغير طريقة إدارة الأعمال والمحاسبة لتصبح أكثر تطورًا وشفافية.

ومن أبرز التساؤلات التي يطرحها أصحاب المنشآت اليوم: هل هناك رسوم شهرية على استخدام نظام الفاتورة الإلكترونية؟ وهل الجهات الحكومية تفرض أي مبالغ مالية مقابل إصدار أو تخزين أو إرسال الفواتير الإلكترونية؟

في هذا المقال، سنقدم شرحًا وافيًا ومفصلًا حول الرسوم المتعلقة باستخدام نظام الفاتورة الإلكترونية، والعوامل التي تحدد التكلفة الفعلية لتطبيق النظام في الشركات، وما إذا كانت هذه التكاليف إجبارية أم اختيارية. كما سنوضح الفوائد التي تحققها المنشآت من تطبيق النظام والتي تجعل من أي تكلفة محتملة استثمارًا يعود بالنفع على المدى الطويل.

أولًا: ما هو نظام الفاتورة الإلكترونية؟

نظام الفاتورة الإلكترونية هو أحد أهم مشاريع التحول الرقمي في المملكة، أطلقته هيئة الزكاة والضريبة والجمارك بهدف أتمتة عملية إصدار الفواتير ومتابعتها وربطها إلكترونيًا بين المنشآت والهيئة. ويهدف النظام إلى استبدال الفواتير الورقية أو اليدوية بفواتير رقمية يتم إنشاؤها وإرسالها وتخزينها إلكترونيًا عبر أنظمة معتمدة.

تم تنفيذ النظام على مرحلتين رئيسيتين:

المرحلة الأولى (مرحلة الإصدار)
وهي المرحلة التي بدأ تطبيقها في 4 ديسمبر 2021، وتلزم جميع المكلفين بإصدار وحفظ الفواتير إلكترونيًا باستخدام نظام فوترة متوافق مع متطلبات الهيئة.

المرحلة الثانية (مرحلة التكامل والربط)
انطلقت بشكل تدريجي منذ بداية عام 2023، وتتضمن ربط أنظمة الفواتير لدى المكلفين بمنصة الهيئة عبر واجهات برمجية (API) لتمكين التحقق من الفواتير في الوقت الفعلي قبل إصدارها للعميل.

يهدف النظام إلى رفع مستوى الشفافية، ومكافحة التستر والتهرب الضريبي، وتسهيل المراجعات والفحص الضريبي، وتحسين الكفاءة التشغيلية داخل المنشآت.

ثانيًا: هل تفرض الهيئة رسومًا على استخدام النظام؟

الإجابة المباشرة والواضحة: لا، هيئة الزكاة والضريبة والجمارك لا تفرض أي رسوم شهرية أو سنوية على استخدام نظام الفاتورة الإلكترونية.

فالنظام بحد ذاته ليس خدمة مدفوعة من الهيئة، بل هو إجراء تنظيمي وإلزامي يهدف إلى تنظيم المعاملات التجارية وضمان الالتزام الضريبي.

بمعنى آخر، الهيئة لا تتقاضى أي مبالغ مقابل:

إصدار الفواتير الإلكترونية.

حفظها في النظام.

إرسالها أو التحقق منها عبر منصة الهيئة.

ربط النظام المحاسبي للمنشأة مع النظام المركزي للهيئة.

لكن هذا لا يعني أن تطبيق النظام خالٍ تمامًا من أي تكلفة، إذ قد تتحمل المنشآت بعض التكاليف التشغيلية غير المباشرة التي ترتبط بشراء أو تطوير أنظمة الفوترة الإلكترونية أو تدريب الموظفين عليها.

ثالثًا: التكاليف غير المباشرة لاستخدام نظام الفاتورة الإلكترونية

رغم أن الهيئة لا تفرض رسومًا على استخدام النظام، إلا أن تطبيقه يتطلب من المنشآت تجهيز بنيتها التقنية بما يتوافق مع متطلبات النظام الجديد. هذه التجهيزات قد تترتب عليها بعض التكاليف، تختلف بحسب حجم المنشأة وطبيعة نشاطها وعدد فواتيرها الشهرية.

فيما يلي أبرز أنواع التكاليف غير المباشرة:

1. تكلفة نظام الفوترة الإلكترونية

تحتاج كل منشأة إلى نظام فوترة إلكتروني معتمد من الهيئة، ويمكنها الاختيار بين برامج متعددة في السوق السعودي.
بعض هذه الأنظمة مجانية، بينما البعض الآخر يقدم خدمات مدفوعة باشتراكات شهرية أو سنوية.

تتراوح تكلفة أنظمة الفوترة في السوق بين:

0 إلى 300 ريال شهريًا للمنشآت الصغيرة.

300 إلى 1000 ريال شهريًا للمنشآت المتوسطة.

أكثر من 1500 ريال شهريًا للمنشآت الكبرى أو التي تحتاج إلى ربط متكامل مع نظام تخطيط الموارد (ERP).

اختيار النظام المناسب يعتمد على احتياجات المنشأة وعدد فواتيرها الشهرية.

2. تكلفة الربط مع منصة الهيئة

في المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية، يجب أن يكون النظام المستخدم في المنشأة مرتبطًا مباشرة بمنصة الهيئة عبر واجهات برمجية (API).
في بعض الحالات، يتطلب هذا الربط تعديلات فنية أو تطويرات داخل النظام المحاسبي، ما قد يضيف تكلفة لمرة واحدة أو باشتراك شهري بسيط لصيانة الاتصال المستمر.

3. تكلفة التدريب والدعم الفني

لكي يتم تطبيق النظام بشكل صحيح، يحتاج موظفو المحاسبة والمبيعات إلى التدريب على كيفية إنشاء وإصدار الفواتير الإلكترونية، وكيفية التعامل مع إشعارات الدائن والمدين وإرسال الفواتير إلى الهيئة.

غالبًا ما تقدم الشركات المزودة للأنظمة تدريبًا مجانيًا في البداية، لكن بعض المنشآت قد تحتاج إلى دورات تدريبية إضافية أو دعم فني دوري يضاف إلى التكلفة الشهرية.

4. تكلفة الأرشفة الإلكترونية

من متطلبات النظام أن يتم الاحتفاظ بالفواتير لمدة لا تقل عن ست سنوات، سواء على خوادم محلية أو عبر خدمات سحابية.
قد تحتاج المنشآت التي تصدر عددًا كبيرًا من الفواتير إلى اشتراكات تخزين سحابي بأسعار تعتمد على حجم البيانات.

5. تكلفة الصيانة والتحديثات التقنية

الأنظمة الإلكترونية تحتاج إلى تحديثات مستمرة لتتوافق مع المتطلبات الجديدة الصادرة من الهيئة، بالإضافة إلى الحماية من أي تهديدات إلكترونية.
بعض مزودي الخدمات يقدمون صيانة مجانية ضمن الاشتراك، بينما آخرون يفرضون رسوم صيانة شهرية تتراوح بين 5% و10% من قيمة الاشتراك السنوي.

رابعًا: من يقدم خدمات الفاتورة الإلكترونية؟

هناك العديد من مزودي الحلول التقنية المعتمدين من قبل الهيئة، وجميعهم يخضعون لمتطلبات ومعايير فنية دقيقة لضمان التوافق مع النظام.
يمكن للمنشآت اختيار أي مزود معتمد بناءً على احتياجاتها وميزانيتها.

وتنشر الهيئة قائمة محدثة لهؤلاء المزودين على موقعها الرسمي، مما يتيح لأصحاب الأعمال التأكد من اختيار نظام موثوق ومعتمد لتفادي أي مشاكل مستقبلية.

خامسًا: كيف تختار النظام الأنسب لتقليل التكاليف الشهرية؟

اختيار النظام المناسب هو العامل الأهم في تقليل أي رسوم شهرية أو تكاليف إضافية. إليك أهم النقاط التي تساعدك على اتخاذ القرار:

تحقق من اعتماد النظام لدى هيئة الزكاة والضريبة.

اختر خطة اشتراك تتناسب مع حجم المنشأة وعدد فواتيرها الشهرية.

استخدم الأنظمة السحابية التي توفر مرونة في العمل دون الحاجة إلى خوادم داخلية وصيانة مكلفة.

استفد من العروض التجريبية المجانية لتجربة النظام قبل الالتزام بأي رسوم.

اختر نظامًا متكاملاً مع برامج المحاسبة والمخزون لديك لتقليل الحاجة إلى أنظمة متعددة.

سادسًا: هل يمكن استخدام أنظمة مجانية للفوترة الإلكترونية؟

نعم، هناك بعض الأنظمة المجانية أو منخفضة التكلفة التي تتيح إصدار الفواتير الإلكترونية بشكل متوافق مع متطلبات الهيئة.
لكن هذه الأنظمة غالبًا ما تكون محدودة الميزات، مثل عدد الفواتير الشهرية أو غياب الدعم الفني المستمر.

في المقابل، الأنظمة المدفوعة تقدم مزايا إضافية تشمل:

دعم فني على مدار الساعة.

تقارير مالية وتحليل الأداء.

إمكانية التكامل مع أنظمة المحاسبة والمبيعات.

تخزين آمن ونسخ احتياطي تلقائي للفواتير.

لذلك، المنشآت الصغيرة قد تستفيد من الأنظمة المجانية كبداية، بينما المنشآت المتوسطة والكبيرة تحتاج إلى حلول مدفوعة أكثر استقرارًا وأمانًا.

سابعًا: هل هناك رسوم للربط مع الهيئة؟

الهيئة لا تتقاضى أي رسوم مقابل الربط مع أنظمتها أو إرسال الفواتير للتحقق.
لكن بعض الشركات المزودة للأنظمة قد تضيف رسومًا رمزية مقابل خدمات الربط أو إدارة واجهات (API) أو الصيانة الدورية.

هذه الرسوم تختلف من مزود لآخر، لذلك يُنصح بمراجعة تفاصيل العقد قبل الاشتراك لتجنب أي مفاجآت مالية لاحقًا.

ثامنًا: مقارنة بين النظام المجاني والمدفوع

المعيار                                           النظام المجاني                                           النظام المدفوع
عدد الفواتير المسموح بها شهريًا                محدود                                                  غير محدود
الدعم الفني                                   محدود أو غير متاح                            متوفر على مدار الساعة
التكامل مع الأنظمة المحاسبية                 محدود                                           متكامل بالكامل
الأمان وحماية البيانات                           أساسي                                          متقدم ومشفّر
الربط مع الهيئة                         متاح جزئيًا                                                  كامل وتلقائي
تحديثات النظام                          غير منتظمة                             مستمرة ومتوافقة مع تعليمات الهيئة

اختيار النظام يعتمد على احتياجات المنشأة؛ فإذا كانت صغيرة وتصدر عددًا محدودًا من الفواتير، فالنظام المجاني كافٍ. أما الشركات التي تتعامل بعدد كبير من الفواتير فالنظام المدفوع هو الخيار الأفضل.

تاسعًا: تأثير النظام على تكاليف المنشأة على المدى الطويل

رغم وجود بعض التكاليف الشهرية البسيطة لتطبيق النظام، إلا أنه يساعد على تحقيق وفورات كبيرة في الجوانب الأخرى، منها:

تقليل الاعتماد على الورق والطباعة.

توفير الوقت في العمليات المحاسبية والتقارير الضريبية.

خفض معدل الأخطاء اليدوية في إدخال البيانات.

تسهيل عمليات المراجعة والفحص الضريبي.

تحسين الكفاءة التشغيلية وزيادة سرعة دورة الفواتير.

بالتالي، فإن النظام لا يمثل عبئًا ماليًا بل يعد استثمارًا يرفع جودة الأداء المالي والإداري داخل المنشأة.

عاشرًا: ماذا يحدث إذا لم تلتزم المنشأة بالنظام؟

عدم الالتزام بتطبيق نظام الفاتورة الإلكترونية أو استخدام نظام غير معتمد قد يؤدي إلى غرامات مالية كبيرة، مثل:

إصدار فاتورة غير إلكترونية بعد بدء النظام: غرامة لا تقل عن 5000 ريال.

عدم تضمين رمز الاستجابة السريعة (QR Code): غرامة 1000 ريال لكل فاتورة.

استخدام نظام غير معتمد أو مخالف لمتطلبات الهيئة: غرامة تصل إلى 50,000 ريال.

وبالتالي، فإن الالتزام بالنظام وتطبيقه بشكل صحيح أفضل بكثير من مواجهة هذه العقوبات المكلفة.

الحادي عشر: هل تختلف التكاليف بين الأنشطة التجارية؟

نعم، تختلف التكاليف التشغيلية لتطبيق النظام باختلاف النشاط التجاري وحجم المنشأة.
فعلى سبيل المثال:

المنشآت الصغيرة والمتوسطة التي تصدر عددًا محدودًا من الفواتير يمكنها الاكتفاء بأنظمة سحابية بتكلفة رمزية.

شركات البيع بالتجزئة الكبيرة التي تصدر آلاف الفواتير يوميًا تحتاج إلى أنظمة متقدمة وربط مباشر مع الهيئة، ما يزيد التكلفة قليلاً.

شركات الخدمات المهنية عادة ما تكون تكلفتها أقل لأنها تصدر فواتير شهرية محدودة.

بعد تحليل شامل، يمكننا تلخيص الإجابة على السؤال الرئيسي:
لا توجد رسوم شهرية مفروضة من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك على استخدام نظام الفاتورة الإلكترونية.

لكن المنشآت قد تتحمل تكاليف تشغيلية اختيارية تتعلق بشراء الأنظمة أو الاشتراك في خدمات الفوترة الإلكترونية أو التدريب والدعم الفني.

وتبقى هذه التكاليف في الغالب بسيطة مقارنة بالمنافع الكبيرة التي يوفرها النظام، مثل الامتثال الضريبي، وتحسين الكفاءة التشغيلية، وتقليل الأخطاء، وزيادة الشفافية.

لذلك، يمكن القول إن نظام الفاتورة الإلكترونية ليس عبئًا ماليًا، بل هو خطوة استراتيجية نحو رقمنة العمليات المالية والإدارية داخل المنشآت السعودية بما يواكب رؤية 2030 للتحول الرقمي الكامل.