ما هي متطلبات الأرشفة للفاتورة الإلكترونية في السعودية؟

ما هي متطلبات الأرشفة للفاتورة الإلكترونية في السعودية؟

مع التحول الرقمي الكبير الذي تشهده المملكة العربية السعودية، أصبحت الفاتورة الإلكترونية جزءًا أساسيًا من المنظومة الاقتصادية، وركيزة في تطوير بيئة الأعمال وتعزيز الشفافية. ومن بين أهم الجوانب التي تتعلق بنظام الفوترة الإلكترونية تأتي الأرشفة الإلكترونية، فهي ليست مجرد حفظ إلكتروني للفواتير، بل عملية منظمة تضمن الامتثال الكامل لمتطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، وتحافظ على البيانات بطريقة آمنة وسهلة الوصول عند الحاجة.

في هذا المقال سنتناول بالتفصيل ما هي متطلبات الأرشفة الإلكترونية للفواتير في السعودية، وما الشروط التي تفرضها الهيئة على الشركات والمنشآت، وكيف يمكن تطبيقها بالشكل الصحيح لضمان الالتزام الكامل بالنظام، مع توضيح أهمية الأرشفة وأفضل الممارسات التي يجب اتباعها.

أولاً: ما المقصود بالأرشفة الإلكترونية للفواتير؟

الأرشفة الإلكترونية تعني حفظ الفواتير الإلكترونية والبيانات المرتبطة بها بشكل رقمي آمن، بحيث يمكن الوصول إليها لاحقًا بسهولة ودون تعديل على محتواها الأصلي.
ويُعتبر نظام الأرشفة أحد المكونات الجوهرية في منظومة الفوترة الإلكترونية في السعودية، إذ يجب على كل منشأة خاضعة للضريبة أن تحتفظ بنسخ إلكترونية من جميع الفواتير الصادرة والمستلمة وفق ضوابط محددة.

وتختلف الأرشفة الإلكترونية عن الحفظ الورقي في كونها تعتمد على نظم رقمية حديثة تتيح البحث السريع، وإدارة الملفات بطريقة ذكية، وتوفر مستوى عالٍ من الأمان ضد التلاعب أو الفقدان.

ثانياً: أهمية الأرشفة الإلكترونية في النظام السعودي

لم تفرض هيئة الزكاة والضريبة والجمارك الأرشفة الإلكترونية كإجراء شكلي، بل جعلتها شرطاً أساسياً لتحقيق عدة أهداف استراتيجية منها:

تعزيز الشفافية والمصداقية في التعاملات التجارية
الأرشفة الإلكترونية تمنع إخفاء أو تعديل الفواتير بعد إصدارها، ما يعزز الثقة بين الأطراف التجارية والجهات الرقابية.

تسهيل عمليات التدقيق الضريبي
أثناء المراجعة، يمكن للهيئة أو للمنشأة نفسها الوصول إلى الفواتير المطلوبة إلكترونيًا بسرعة، مما يقلل الوقت والجهد المبذول في عمليات التدقيق.

حماية السجلات المالية من الفقدان أو التلف
بخلاف الأرشفة الورقية، لا تتأثر الفواتير الإلكترونية بالعوامل البيئية أو الزمنية، مما يضمن بقاءها محفوظة لسنوات طويلة.

دعم التحول الرقمي الوطني
الأرشفة الرقمية تتماشى مع رؤية السعودية 2030 التي تهدف إلى التحول نحو مجتمع رقمي متكامل يعتمد على التكنولوجيا في جميع معاملاته.

ثالثاً: متطلبات الأرشفة للفاتورة الإلكترونية في السعودية

وضعت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك عدة متطلبات واضحة يجب على كل مكلف الالتزام بها لضمان أن الأرشفة تتم بطريقة صحيحة وآمنة، ومن أبرزها ما يلي:

1. حفظ الفواتير بنفس الصيغة الأصلية

يجب أن تُحفظ الفواتير الإلكترونية بنفس الصيغة التي أُرسلت بها إلى الهيئة، وغالباً تكون بصيغة XML أو PDF/A-3.
لا يُسمح بتحويل الفواتير إلى صيغ أخرى مثل الصور أو المستندات العادية، لأن ذلك قد يؤدي إلى فقدان بعض البيانات المضمنة داخل الفاتورة، مثل التوقيع الرقمي أو رمز التحقق الفريد.

2. مدة حفظ الفواتير الإلكترونية

من أهم المتطلبات أن تحتفظ المنشأة بجميع الفواتير الإلكترونية الصادرة والمستلمة لمدة لا تقل عن 6 سنوات من تاريخ إصدارها.
وفي حال كانت هناك نزاعات قضائية أو طلبات تدقيق ضريبي، فيجب تمديد فترة الاحتفاظ حتى انتهاء تلك الإجراءات.

3. حماية البيانات من التعديل أو التلاعب

تُلزم الهيئة جميع المكلفين بضمان أن نظام الأرشفة يمنع أي تعديل أو حذف للفواتير بعد حفظها.
ويتم ذلك من خلال خصائص أمنية مثل:

التوقيع الرقمي.

بصمة الفاتورة الإلكترونية (UUID).

توثيق العمليات (Logs) التي تُسجل أي محاولة وصول أو تعديل على الملفات.

4. سهولة الوصول والاسترجاع عند الطلب

يجب أن تكون الفواتير المؤرشفة قابلة للاسترجاع في أي وقت بناءً على طلب الهيئة أو خلال عمليات التدقيق الداخلي.
ويُفضل أن يدعم النظام خاصية البحث الذكي من خلال معايير متعددة مثل:

رقم الفاتورة.

تاريخ الإصدار.

الرقم الضريبي.

اسم العميل أو المورد.

هذه الميزة تضمن سرعة الوصول إلى البيانات المطلوبة دون الحاجة للتفتيش اليدوي أو البحث في الملفات.

5. تخزين البيانات داخل المملكة أو ضمن بيئة معتمدة

واحدة من أهم النقاط التي شددت عليها الهيئة هي ضرورة حفظ البيانات داخل المملكة العربية السعودية أو في بيئة استضافة معتمدة من الجهات المختصة.
وهذا الشرط يهدف إلى حماية خصوصية البيانات وضمان خضوعها للقوانين المحلية الخاصة بالأمن السيبراني وحماية المعلومات.

6. النسخ الاحتياطي الدوري

يجب أن يكون لدى كل منشأة نظام نسخ احتياطي للفواتير الإلكترونية لضمان عدم فقدان البيانات في حال حدوث خلل فني أو هجوم إلكتروني.
ويُفضل أن يتم النسخ الاحتياطي في أكثر من موقع (On-site وCloud)، لضمان أعلى مستويات الأمان.

7. توثيق جميع العمليات على النظام

ينبغي أن يُسجل النظام جميع العمليات التي تتم على الفواتير، بما في ذلك عمليات الدخول، البحث، النسخ أو العرض، لضمان الشفافية ومتابعة أي نشاط مشبوه.

8. إمكانية الطباعة أو التصدير عند الحاجة

رغم أن الفاتورة إلكترونية بطبيعتها، إلا أنه يجب أن تتاح إمكانية طباعة نسخة ورقية أو تصديرها بصيغة مقروءة عند الحاجة، خصوصاً في حالات الفحص الضريبي أو طلبات الجهات الرسمية.

رابعاً: أنواع أنظمة الأرشفة الإلكترونية

تختلف أنظمة الأرشفة باختلاف احتياجات المنشآت وحجم أعمالها، ويمكن تقسيمها إلى:

أنظمة أرشفة داخلية (On-premise):
تُخزَّن فيها الفواتير على خوادم خاصة بالمنشأة داخل مقرها. وتُناسب الشركات الكبرى التي تملك بنية تحتية قوية.

أنظمة أرشفة سحابية (Cloud-based):
تحفظ فيها البيانات على خوادم سحابية آمنة يمكن الوصول إليها من أي مكان، وهي الخيار الأكثر شيوعًا للشركات الصغيرة والمتوسطة.

أنظمة هجينة (Hybrid):
تجمع بين التخزين الداخلي والسحابي، وتُعد مثالية للشركات التي ترغب في موازنة الأمان والمرونة.

خامساً: كيف يمكن تطبيق الأرشفة الإلكترونية في المنشآت؟

لتطبيق الأرشفة الإلكترونية بشكل فعّال ومتوافق مع متطلبات الهيئة، يجب اتباع الخطوات التالية:

اختيار نظام فوترة إلكتروني معتمد من الهيئة
يجب أن يتكامل النظام مع منظومة الفوترة الإلكترونية (FATOORA) وأن يدعم ميزة الأرشفة التلقائية.

إعداد خطة أرشفة داخلية واضحة
تشمل تحديد أنواع البيانات التي سيتم حفظها، وآلية النسخ الاحتياطي، وسياسات الوصول.

تدريب الموظفين والمحاسبين
لضمان فهمهم لكيفية التعامل مع النظام واسترجاع الفواتير عند الطلب.

مراجعة النظام بشكل دوري
للتأكد من أن الأرشفة تتم بشكل سليم، وأن البيانات المخزنة صحيحة وغير ناقصة.

استخدام حلول حماية متقدمة
مثل تشفير البيانات وتفعيل المصادقة الثنائية لمنع الوصول غير المصرح به.

سادساً: العلاقة بين الأرشفة الإلكترونية والتدقيق الضريبي

تُعد الأرشفة من العناصر الأساسية التي تساعد في تسريع عمليات التدقيق الضريبي، حيث يمكن للمراجع الوصول إلى الفواتير بسرعة دون الحاجة لملفات ورقية.
كما تساهم في الحد من الأخطاء البشرية أثناء المراجعة، وتوفر أدلة رقمية قوية في حال حدوث نزاع أو طلب توضيح من الهيئة.

ومن الجدير بالذكر أن وجود نظام أرشفة منظم وشفاف يُعد من العلامات الإيجابية التي تنظر إليها الهيئة عند تقييم التزام المنشأة الضريبي.

سابعاً: المخالفات المحتملة في حال عدم الالتزام بالأرشفة

تفرض هيئة الزكاة والضريبة والجمارك غرامات على المنشآت التي لا تلتزم بمتطلبات الأرشفة، ومن أبرز المخالفات:

عدم الاحتفاظ بالفواتير لمدة 6 سنوات.

تخزين البيانات خارج المملكة دون موافقة مسبقة.

تعديل أو حذف الفواتير بعد إصدارها.

الفشل في تقديم الفواتير عند طلب الهيئة.

هذه المخالفات قد تؤدي إلى فرض غرامات مالية أو حتى تعليق النشاط الضريبي مؤقتًا لحين تصحيح الوضع.

ثامناً: دور التكنولوجيا في تسهيل الأرشفة

أصبحت الأرشفة الإلكترونية اليوم أكثر سهولة بفضل استخدام التقنيات الحديثة مثل الذكاء الاصطناعي وتقنيات البلوك تشين التي تتيح تأمين البيانات وتوثيقها بطريقة لا يمكن التلاعب بها.

كما أن العديد من الشركات التقنية في السعودية تقدم حلولاً متكاملة للفوترة والأرشفة متوافقة مع متطلبات الهيئة، مثل:

أرشفة تلقائية لكل فاتورة عند إصدارها.

خاصية البحث الذكي.

نسخ احتياطية مشفرة تلقائيًا.

إشعارات عند اقتراب انتهاء فترة الحفظ القانونية.

تاسعاً: التحديات التي تواجه المنشآت في تطبيق الأرشفة

رغم وضوح متطلبات الهيئة، إلا أن بعض المنشآت تواجه صعوبات في التطبيق، مثل:

ضعف البنية التحتية التقنية.

عدم وعي الموظفين بأهمية الأرشفة.

استخدام أنظمة غير معتمدة.

ارتفاع تكاليف بعض حلول الأرشفة.

وللتغلب على هذه التحديات، يُنصح المنشآت باختيار أنظمة مرنة وسهلة الاستخدام، وتدريب فرقها المالية بشكل مستمر.

عاشراً: مستقبل الأرشفة الإلكترونية في السعودية

تسعى المملكة من خلال منظومة الفوترة الإلكترونية إلى بناء قاعدة بيانات وطنية متكاملة تربط جميع التعاملات التجارية، والأرشفة تلعب دورًا رئيسيًا في هذا التوجه.

ومع التوسع في المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية (الربط والتكامل)، أصبحت الأرشفة أكثر أهمية من أي وقت مضى، إذ تُمكّن الهيئة من تتبع دورة حياة الفاتورة من لحظة إصدارها حتى حفظها النهائي.

كما أن التطور التقني المستمر سيسهم في جعل الأرشفة عملية أكثر ذكاءً وأتمتة، ما يوفر على الشركات وقتًا وجهدًا كبيرين، ويزيد من كفاءة إدارة بياناتها المالية.

إن الأرشفة الإلكترونية للفواتير في السعودية ليست مجرد مطلب تنظيمي، بل هي ضرورة استراتيجية لضمان استمرارية الأعمال والامتثال للأنظمة الضريبية الحديثة.
ومن خلال الالتزام بمتطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، تستطيع الشركات حماية بياناتها من الضياع أو الاختراق، وتسهيل عمليات التدقيق الضريبي، وتعزيز ثقة الجهات الحكومية والعملاء بها.

الأرشفة الإلكترونية ليست نهاية المطاف في رحلة التحول الرقمي، بل هي خطوة متقدمة نحو بناء بيئة أعمال سعودية رقمية متكاملة وآمنة، تعكس تطلعات رؤية المملكة 2030 وتؤسس لمستقبل اقتصادي أكثر كفاءة وشفافية.