كيف يتم إصدار إشعار دائن أو مدين إلكترونيًا؟

كيف يتم إصدار إشعار دائن أو مدين إلكترونيًا؟

في ظل التحول الرقمي الكبير الذي تشهده المملكة العربية السعودية في مختلف المجالات، أصبحت الفواتير الإلكترونية جزءًا أساسيًا من المنظومة المالية والضريبية الحديثة التي تعتمدها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. ومع تطبيق نظام الفوترة الإلكترونية، برزت الحاجة إلى التعامل أيضًا مع الإشعارات الدائنة والمدينة بشكل إلكتروني. هذه الإشعارات تُعد وثائق مالية مهمة تصدر لتعديل أو تصحيح قيمة الفواتير الأصلية، سواء بالزيادة أو النقصان.
في هذا المقال سنستعرض بالتفصيل ما هو إشعار الدائن والمدين، ولماذا يتم إصدارهما، وكيف يمكن إصدارهما إلكترونيًا من خلال أنظمة الفوترة المعتمدة، مع شرح دورهما في تحسين الشفافية والالتزام الضريبي، وأهم المتطلبات التي وضعتها الهيئة لإصدارها.

ما هو إشعار الدائن والمدين؟

قبل التطرق إلى خطوات الإصدار الإلكتروني، من الضروري فهم المقصود بكل من إشعار الدائن وإشعار المدين:

إشعار دائن: هو مستند يصدره البائع (المورد) للعميل لتقليل المبلغ المستحق عليه، أي أنه يُستخدم عندما يرغب البائع في رد جزء من قيمة الفاتورة الأصلية أو تصحيح خطأ فيها لصالح العميل. على سبيل المثال، إذا قام البائع بإصدار فاتورة بمبلغ أعلى من السعر الحقيقي، فإنه يصدر إشعارًا دائنًا لتخفيض المبلغ.

إشعار مدين: هو مستند يصدره البائع لزيادة المبلغ المستحق على العميل، أي أنه يُستخدم عندما يكون هناك خطأ في الفاتورة أدى إلى تقليل المبلغ المطلوب دفعه، أو عند إضافة منتجات أو خدمات جديدة إلى الفاتورة الأصلية بعد إصدارها.

بمعنى آخر، الإشعارات الدائنة والمدينة تعتبر أدوات لتعديل الفواتير الإلكترونية الأصلية بطريقة رسمية وموثقة، وتخضع لنفس القواعد الضريبية المعمول بها في نظام الفوترة الإلكترونية.

أهمية إصدار الإشعارات إلكترونيًا

اعتماد الإشعارات الإلكترونية يحقق العديد من الفوائد للمؤسسات والمنشآت التجارية، من أهمها:

الشفافية والدقة: النظام الإلكتروني يضمن أن جميع التعديلات مسجلة رسميًا ويمكن تتبعها بسهولة.

الامتثال الضريبي: إصدار الإشعارات إلكترونيًا يضمن التوافق مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، مما يحد من الأخطاء أو التلاعب.

السرعة في الإجراءات: بدلاً من الإجراءات الورقية التقليدية، يمكن إصدار الإشعارات في ثوانٍ عبر النظام الإلكتروني.

تقليل التكلفة: يقلل من استخدام الورق، ويحسن إدارة العمليات المحاسبية.

سهولة المراجعة والتدقيق: يمكن للهيئة أو للمراجع الداخلي تتبع كل إشعار مرتبط بفاتورة معينة، مما يعزز من كفاءة الرقابة.

الأساس النظامي لإصدار الإشعارات الإلكترونية

حددت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك السعودية أن إصدار إشعار دائن أو مدين يجب أن يتم من خلال نفس النظام الإلكتروني المستخدم في إصدار الفواتير الإلكترونية، على أن يتضمن الإشعار جميع البيانات الإلزامية وفقاً للمواصفات الفنية للفاتورة الإلكترونية.
كما يجب أن يحتوي الإشعار على رقم الفاتورة الأصلية التي يُعدلها، وأن يتم إصداره ضمن نفس تسلسل النظام الإلكتروني بحيث يمكن ربطه آليًا بالعمليات السابقة.

البيانات الإلزامية في إشعارات الدائن والمدين الإلكترونية

بحسب متطلبات الهيئة، يجب أن تتضمن الإشعارات الإلكترونية عدة بيانات أساسية لضمان قبولها واعتمادها ضمن النظام، وتشمل:

رقم تسلسلي فريد للإشعار.

نوع الإشعار (دائن أو مدين).

تاريخ الإصدار.

الرقم الضريبي للمورد والمشتري.

الإشارة إلى رقم الفاتورة الأصلية التي يتم تعديلها.

قيمة التعديل (بالزيادة أو النقص).

سبب إصدار الإشعار (خطأ في السعر، خصم بعد البيع، استرجاع بضاعة، إلخ).

إجمالي المبلغ بعد التعديل شامل الضريبة.

التوقيع الإلكتروني أو الختم الرقمي لضمان موثوقية المستند.

خطوات إصدار إشعار دائن أو مدين إلكترونيًا

تختلف الخطوات التفصيلية من برنامج لآخر، لكن جميعها تتبع منهجًا متقاربًا يتماشى مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. فيما يلي شرح مبسط للخطوات العامة لإصدار الإشعار إلكترونيًا:

الدخول إلى نظام الفوترة الإلكتروني:

يبدأ المستخدم بالدخول إلى النظام الإلكتروني المعتمد الذي يستخدمه في إصدار الفواتير الإلكترونية. هذا النظام يجب أن يكون متوافقًا مع متطلبات الهيئة، وأن يدعم إصدار الإشعارات الإلكترونية.

اختيار نوع الإشعار:
يحدد المستخدم ما إذا كان الإشعار دائنًا أم مدينًا. في حال وجود خطأ لصالح العميل (أي تقليل المبلغ) يتم اختيار إشعار دائن، أما في حال الزيادة في القيمة فيتم اختيار إشعار مدين.

ربط الإشعار بالفاتورة الأصلية:
يجب إدخال رقم الفاتورة الأصلية التي يتم تعديلها، حتى يتعرف النظام على المعاملة المالية المرتبطة. هذا الربط إلزامي لضمان توثيق التعديل بشكل قانوني.

توضيح سبب الإصدار:
من الضروري إدخال سبب الإصدار مثل “خصم بعد البيع”، “إرجاع بضاعة”، “تصحيح خطأ في السعر”، وغيرها من الأسباب المقبولة نظامًا.

تحديد القيم المالية:
يتم إدخال المبلغ الذي سيتم تعديله سواء بالزيادة أو النقص، مع احتساب ضريبة القيمة المضافة بشكل آلي من قبل النظام.

إصدار الإشعار إلكترونيًا:
بعد التأكد من صحة جميع البيانات، يتم إصدار الإشعار الإلكتروني الذي يحمل توقيعًا رقميًا لضمان أصالته ومطابقته للمعايير الفنية.

إرسال الإشعار للمشتري:
يتم إرسال الإشعار للمشتري إلكترونيًا عبر البريد أو من خلال النظام، ويمكن تحميله كملف XML أو PDF وفقًا لمتطلبات الهيئة.

حفظ السجلات إلكترونيًا:
يتوجب على المنشأة حفظ جميع الإشعارات والفواتير المرتبطة بها إلكترونيًا لمدة لا تقل عن المدة المحددة في اللوائح (غالبًا خمس سنوات)، لضمان سهولة الرجوع إليها عند الطلب.

الربط مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك

من المتطلبات الأساسية لنظام الفوترة الإلكترونية في المملكة أن تكون جميع الفواتير والإشعارات متصلة بشكل مباشر أو غير مباشر مع منصة الهيئة.
ويتم ذلك عبر مرحلتين رئيسيتين:

المرحلة الأولى (مرحلة الإصدار): تشمل توليد الفواتير والإشعارات إلكترونيًا وفق صيغة XML أو PDF/A-3 مع التوقيع الرقمي.

المرحلة الثانية (مرحلة التكامل والربط): يتم خلالها ربط النظام الداخلي للمنشأة بأنظمة الهيئة ليتم إرسال جميع الفواتير والإشعارات لحظيًا للتحقق من صحتها ومطابقة البيانات.

دور الإشعارات في ضبط الحسابات الضريبية

الإشعارات الدائنة والمدينة لا تُعتبر فقط وسيلة لتصحيح الأخطاء المحاسبية، بل لها دور محوري في حساب الضريبة النهائية للمكلف. فعلى سبيل المثال، عند إصدار إشعار دائن بمبلغ معين، يتم تخفيض قيمة الضريبة المستحقة في الإقرار الضريبي القادم.
أما في حالة الإشعار المدين، فإن المبلغ الإضافي يزيد من الضريبة المستحقة. ولهذا فإن دقة إصدار هذه الإشعارات وأرشفتها إلكترونيًا أمر بالغ الأهمية لتفادي أي أخطاء أو مخالفات.

الفرق بين الإشعارات الورقية والإلكترونية

في الماضي، كانت الإشعارات تصدر يدويًا على ورق وتخضع للتوقيع والختم، مما كان يسبب مشكلات في التوثيق والمراجعة. أما الآن، ومع اعتماد الإشعارات الإلكترونية، أصبحت العملية أسرع وأكثر أمانًا ودقة.
الإشعارات الإلكترونية يمكن تتبعها آليًا، وتخضع للربط الفوري مع الهيئة، مما يجعلها أكثر موثوقية ومطابقة للأنظمة الحديثة في المحاسبة الرقمية.

أخطاء شائعة عند إصدار الإشعارات الإلكترونية

رغم سهولة النظام الإلكتروني، إلا أن هناك بعض الأخطاء التي تقع فيها المنشآت، مثل:

إصدار إشعار دون ربطه بالفاتورة الأصلية.

إدخال سبب غير واضح للإصدار.

استخدام قيم مالية خاطئة أو غير متوافقة مع الضريبة.

إصدار إشعار مزدوج لنفس العملية.
تجنب هذه الأخطاء ضروري للحفاظ على الامتثال الكامل لمتطلبات الهيئة وتفادي الغرامات.

كيف تضمن الهيئة موثوقية الإشعارات الإلكترونية؟

تستخدم الهيئة تقنيات متقدمة للتحقق من صحة البيانات المرسلة عبر نظام الفوترة الإلكترونية، حيث يتم التحقق من التوقيع الرقمي، وربط كل إشعار بالفاتورة الأصلية، ومطابقة القيم المسجلة.
كما تتيح الهيئة خاصية تتبع السجلات إلكترونيًا، مما يسمح للمكلفين بمراجعة كل معاملة تمت عبر النظام، ويمنع التلاعب أو الإلغاء غير المبرر للإشعارات.

إصدار إشعار دائن أو مدين إلكترونيًا يمثل خطوة مهمة نحو التحول الكامل إلى التعاملات الرقمية في المملكة. هذا التحول لا يسهل فقط العمليات المحاسبية، بل يعزز الشفافية والرقابة الضريبية ويحمي مصالح كل من المورد والمستهلك.
من خلال الالتزام بمتطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، يمكن للمنشآت إصدار الإشعارات بشكل صحيح وآمن وموثوق، مما ينعكس إيجابًا على دقة التقارير المالية والامتثال الضريبي العام.

وبالنظر إلى التطورات المستمرة في نظام الفوترة الإلكترونية، يُتوقع أن تشهد الفترة القادمة مزيدًا من التحسينات التي تجعل عملية إصدار الإشعارات أكثر ذكاءً وسلاسة، لتكون جزءًا لا يتجزأ من منظومة التحول الرقمي في الاقتصاد السعودي.