هل يمكن إصدار فاتورة إلكترونية بدون سجل تجاري؟

هل يمكن إصدار فاتورة إلكترونية بدون سجل تجاري؟

مع توسع التجارة الإلكترونية في المملكة العربية السعودية وازدياد عدد العاملين بشكل مستقل، أصبح التساؤل حول إمكانية إصدار فاتورة إلكترونية بدون سجل تجاري من أكثر الأسئلة التي يتم طرحها مؤخرًا. فالكثير من الأفراد وأصحاب المشاريع الصغيرة لا يملكون سجلًا تجاريًا رسميًا، لكنهم يقدمون خدمات أو يبيعون منتجات ويحتاجون إلى إصدار فواتير نظامية تثبت تعاملاتهم.
فهل يمكن فعلًا إصدار فاتورة إلكترونية بدون سجل تجاري؟ وما هي الشروط التي تفرضها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في هذا الشأن؟ دعونا نعرف الإجابة بالتفصيل.

أولًا: ما المقصود بالفاتورة الإلكترونية؟

الفاتورة الإلكترونية هي وثيقة رقمية يتم إصدارها وحفظها وإرسالها عبر نظام إلكتروني معتمد من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
تحتوي الفاتورة الإلكترونية على بيانات أساسية مثل اسم المورد والمشتري، ورقم التسجيل الضريبي، وتاريخ الإصدار، وقيمة السلع أو الخدمات، ومقدار الضريبة المضافة إن وجدت.
تُعد الفاتورة الإلكترونية بديلاً حديثًا للفواتير الورقية التقليدية، حيث تهدف إلى تعزيز الشفافية، ومكافحة التستر التجاري، وتنظيم التعاملات الاقتصادية في المملكة.

ثانيًا: من الجهة المسؤولة عن تنظيم الفاتورة الإلكترونية؟

هيئة الزكاة والضريبة والجمارك هي الجهة الحكومية المسؤولة عن تطبيق وتنظيم نظام الفوترة الإلكترونية في السعودية.
الهيئة ألزمت جميع المكلفين المسجلين في نظام ضريبة القيمة المضافة بإصدار فواتيرهم إلكترونيًا، وفق متطلبات محددة تضمن مطابقة الفواتير للمعايير التقنية والأمنية.

ثالثًا: هل وجود سجل تجاري شرط أساسي لإصدار الفاتورة الإلكترونية؟

الإجابة تعتمد على طبيعة النشاط الاقتصادي الذي يمارسه الشخص.
فإذا كان النشاط تجاريًا رسميًا يخضع لأنظمة وزارة التجارة، مثل بيع السلع أو الخدمات بشكل منتظم أو بوجود منشأة أو متجر، فإن وجود سجل تجاري يصبح إلزاميًا قبل التسجيل في ضريبة القيمة المضافة، وبالتالي قبل إصدار الفاتورة الإلكترونية.

لكن في المقابل، إذا كان النشاط مهنيًا فرديًا أو عملاً حرًا لا يتطلب وجود سجل تجاري، فقد تسمح الهيئة بإصدار فواتير إلكترونية بشرط التسجيل كمكلف فردي في النظام الضريبي.
إذن، يمكن القول إن السجل التجاري ليس شرطًا مطلقًا، بل يعتمد على نوع النشاط وحجمه.

رابعًا: الحالات التي يمكن فيها إصدار فاتورة إلكترونية بدون سجل تجاري

توجد عدة حالات معترف بها في السعودية يمكن فيها إصدار فاتورة إلكترونية دون وجود سجل تجاري رسمي، ومن أبرزها:

الأفراد العاملون لحسابهم الخاص (الفريلانسر)

مثل المصممين، المبرمجين، الكتاب، الاستشاريين، والمدربين المستقلين.
هؤلاء يمكنهم التسجيل في هيئة الزكاة والضريبة كمكلفين أفراد، ومن ثم إصدار فواتير إلكترونية تحمل بياناتهم الشخصية بدلاً من بيانات منشأة تجارية.

الأنشطة البسيطة غير الملزمة بالقيد التجاري

هناك بعض الأنشطة التي لا تتطلب استخراج سجل تجاري بموجب لوائح وزارة التجارة، كالأعمال الحرفية المنزلية أو الأنشطة عبر الإنترنت في نطاق محدود.
في هذه الحالات، يمكن للفرد التسجيل كمكلف ضريبي باستخدام الهوية الوطنية أو رقم الإقامة، وإصدار فواتير إلكترونية رسمية.

المتاجر الإلكترونية المسجلة عبر المنصات الرسمية

بعض المتاجر الصغيرة التي تعمل من خلال منصات إلكترونية معروفة (مثل “معروف” أو منصات التجارة المحلية) يمكنها إصدار فواتير إلكترونية مرتبطة ببيانات المالك الشخصية دون سجل تجاري تقليدي، بشرط الالتزام بمتطلبات هيئة الزكاة والضريبة.

المؤسسات أو الجمعيات غير الربحية

بعض الجهات غير التجارية التي تقدم خدمات تطوعية أو خيرية قد تحتاج لإصدار فواتير إلكترونية لأغراض محاسبية، حتى دون سجل تجاري، طالما أنها مسجلة لدى الجهات المختصة.

خامسًا: متطلبات هيئة الزكاة لإصدار الفواتير الإلكترونية بدون سجل تجاري

حتى يُسمح للفرد بإصدار فواتير إلكترونية دون سجل تجاري، يجب أن يحقق عددًا من الشروط والمعايير، أهمها:

التسجيل كمكلف في هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.

الحصول على رقم ضريبي في حال تجاوز الدخل السنوي الحد الأدنى للتسجيل في ضريبة القيمة المضافة (375 ألف ريال سعودي).

استخدام نظام فوترة إلكتروني معتمد من الهيئة، سواء كان برنامجًا محاسبيًا أو منصة إلكترونية.

الالتزام بمتطلبات الفاتورة الإلكترونية، والتي تشمل:

رقم تسلسلي فريد.

تاريخ الإصدار.

اسم المكلف وعنوانه ورقمه الضريبي.

وصف السلع أو الخدمات.

المبلغ الإجمالي شاملاً الضريبة.

رمز QR Code (في الفواتير المبسطة).

حفظ الفواتير الإلكترونية لمدة لا تقل عن 6 سنوات من تاريخ إصدارها.

سادسًا: الخطوات العملية لإصدار فاتورة إلكترونية بدون سجل تجاري

لإصدار فاتورة إلكترونية بدون سجل تجاري في السعودية، اتبع الخطوات التالية:

التسجيل في بوابة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك
قم بإنشاء حساب جديد كمكلف فرد، ثم أدخل بياناتك الأساسية ونوع النشاط الذي تمارسه.

الحصول على الرقم الضريبي إن كنت مؤهلاً لضريبة القيمة المضافة
في حال تجاوز دخلك السنوي الحد المطلوب، يجب التسجيل في ضريبة القيمة المضافة لتتمكن من إدراج رقمك الضريبي في الفواتير.

اختيار نظام فوترة إلكتروني معتمد
الهيئة توفر قائمة بالأنظمة والشركات المعتمدة التي تقدم حلول الفوترة الإلكترونية المتوافقة مع المتطلبات الفنية.

إعداد بيانات الفاتورة
أدخل بيانات المشتري، وصف الخدمة أو المنتج، السعر، نسبة الضريبة، وتاريخ الإصدار.

توقيع الفاتورة إلكترونيًا وإرسالها
النظام سيُنشئ الفاتورة بصيغة رقمية (XML أو PDF/A3) موقعة إلكترونيًا، وتُرسل نسخة منها تلقائيًا إلى الهيئة.

إرسال نسخة للعميل والاحتفاظ بها إلكترونيًا
يجب الاحتفاظ بنسخة إلكترونية من كل فاتورة صادرة لمدة 6 سنوات على الأقل.

سابعًا: الفرق بين الفاتورة الفردية والفاتورة التجارية

الفرق الأساسي بين الفاتورة الإلكترونية التي يصدرها الفرد وتلك التي تصدرها المنشأة التجارية يكمن في البيانات القانونية:

الفاتورة التجارية:
تحتوي على اسم المنشأة، رقم السجل التجاري، الرقم الضريبي، والعنوان الرسمي.

الفاتورة الفردية:
تكتفي ببيانات الشخص مثل الاسم الكامل، رقم الهوية الوطنية أو الإقامة، ورقم التسجيل الضريبي (إن وجد).

كلا النوعين يُعتبران فواتير نظامية طالما صدرت من نظام فوترة إلكتروني معتمد وتطابق متطلبات الهيئة.

ثامنًا: هل إصدار فاتورة إلكترونية بدون سجل تجاري قانوني؟

نعم، إصدار فاتورة إلكترونية بدون سجل تجاري قانوني في بعض الحالات، بشرط أن يكون النشاط الممارس مسموحًا دون قيد تجاري، وأن تكون الفاتورة مطابقة للمتطلبات النظامية.
لكن في حال كان النشاط يتطلب وجود سجل تجاري وفق أنظمة وزارة التجارة، فإن إصدار فواتير دون سجل يُعد مخالفة وقد يعرّض صاحب النشاط للمساءلة والغرامة.

لذلك، يجب على كل شخص التأكد من أن نشاطه مصنف ضمن الأنشطة المسموح بمزاولتها دون سجل تجاري قبل إصدار الفواتير.

تاسعًا: الفوائد التي يقدمها نظام الفواتير الإلكترونية للأفراد

حتى لو لم يكن لديك سجل تجاري، فإن الالتزام بإصدار الفواتير الإلكترونية يحقق لك العديد من الفوائد، منها:

تنظيم العمليات المالية والمحاسبية
تساعدك الفواتير الإلكترونية على تتبع الإيرادات والمصاريف بسهولة.

زيادة المصداقية أمام العملاء
عندما يتلقى العميل فاتورة رسمية مع رمز QR، يزداد شعوره بالثقة في التعامل معك.

إثبات الدخل أمام الجهات الرسمية
الفواتير الإلكترونية تعد وثائق معترف بها يمكن تقديمها عند الحاجة لتوثيق الدخل.

سهولة الحصول على تمويل مستقبلي
وجود فواتير رسمية يسهل عليك التقديم لبرامج التمويل أو القروض البنكية لاحقًا.

الامتثال للنظام الضريبي السعودي
مما يجنبك الغرامات والمساءلات القانونية.

عاشرًا: متى يصبح من الضروري استخراج سجل تجاري؟

قد تبدأ مشروعك الصغير دون سجل تجاري، لكن مع نمو النشاط وتزايد حجم المبيعات، يصبح من الضروري التسجيل رسميًا.
من الحالات التي تستدعي استخراج سجل تجاري:

عند تجاوز المبيعات السنوية 375 ألف ريال سعودي.

عند الحاجة إلى فتح حساب بنكي تجاري باسم النشاط.

عند التعاقد مع شركات أو جهات حكومية تتطلب سجلًا رسميًا.

عند رغبتك في تسجيل علامتك التجارية أو توسيع نطاق عملك.

حادي عشر: العقوبات في حال مخالفة نظام الفوترة الإلكترونية

هيئة الزكاة والضريبة والجمارك تفرض غرامات على المخالفين لنظام الفوترة الإلكترونية، مثل:

استخدام نظام غير معتمد أو إصدار فواتير غير صحيحة.

حذف أو تعديل الفواتير بعد إصدارها.

عدم تضمين الفاتورة البيانات الإلزامية.

رفض إصدار فاتورة إلكترونية عند الطلب من العميل.

الغرامات تختلف حسب نوع المخالفة، وقد تصل إلى خمسين ألف ريال في بعض الحالات.

ثاني عشر: كيف تتحقق الهيئة من الفواتير الصادرة بدون سجل تجاري؟

نظام الفوترة الإلكتروني متكامل مع خوادم الهيئة، حيث تُرسل نسخة من كل فاتورة إلكترونيًا للتحقق من صحتها.
الهيئة تقوم بمراجعة البيانات بشكل دوري للتأكد من عدم وجود مخالفات أو تهرب ضريبي، مما يجعل النظام آمنًا وشفافًا للجميع.

ثالث عشر: أمثلة عملية على إصدار الفاتورة الإلكترونية بدون سجل تجاري

مستقل يقدم خدمات تصميم مواقع إلكترونية
يمكنه التسجيل في الهيئة كمكلف فرد، واستخدام نظام فوترة معتمد لإصدار فواتير مقابل خدماته.

بائعة منتجات منزلية عبر الإنترنت
طالما أن نشاطها غير ملزم بالسجل التجاري، يمكنها إصدار فواتير إلكترونية مرتبطة برقمها الضريبي الفردي.

مدرب يقدم دورات تدريبية عبر الإنترنت
يمكنه إصدار فواتير إلكترونية باسم شخصي مقابل الدورات، مع الالتزام بمتطلبات الهيئة.

رابع عشر: الأسئلة الشائعة حول الفواتير الإلكترونية بدون سجل تجاري

هل يمكن استخدام رقم الهوية بدلًا من الرقم الضريبي؟

نعم، في حال لم تكن مسجلًا في ضريبة القيمة المضافة.

هل يمكن إصدار الفاتورة يدويًا وإرسالها بالبريد الإلكتروني؟

لا، يجب أن تُصدر من نظام فوترة إلكتروني معتمد.

هل تُعد الفواتير الإلكترونية حجة قانونية؟

نعم، فهي وثائق رسمية معترف بها في المحاكم والجهات الحكومية.

هل يلزم وجود مقر فعلي للنشاط؟

ليس بالضرورة، خصوصًا في حالة الأنشطة الإلكترونية أو المهنية الفردية.

خامس عشر: نصائح للأفراد الراغبين بإصدار فواتير إلكترونية بدون سجل تجاري

تأكد من أن نشاطك ضمن الأنشطة المسموح بها دون سجل تجاري.

استخدم برنامج فوترة إلكتروني معتمد من الهيئة.

احرص على إدخال بياناتك وبيانات العملاء بدقة.

احتفظ بنسخ احتياطية من جميع فواتيرك لمدة لا تقل عن 6 سنوات.

تابع باستمرار تحديثات هيئة الزكاة والضريبة بشأن نظام الفوترة.

لا تصدر أي فاتورة قبل تسجيل نفسك كمكلف في الهيئة.

استخدم الفاتورة الإلكترونية لتقوية سمعتك المهنية وتنظيم أعمالك.

يمكن القول إن إصدار فاتورة إلكترونية بدون سجل تجاري ممكن قانونيًا في المملكة العربية السعودية، بشرط أن يكون النشاط غير ملزم بالقيد التجاري وأن يتم التسجيل في هيئة الزكاة والضريبة والجمارك كمكلف فردي.
هذا النظام لا يهدف إلى تعقيد الأمور، بل يسعى إلى تنظيم السوق وضمان الشفافية بين البائع والمشتري، وحماية حقوق الطرفين.

ومع التوجه الوطني نحو التحول الرقمي ورؤية المملكة 2030، أصبح من الضروري على كل من يعمل في مجال تجاري أو خدمي، كبيرًا كان أو صغيرًا، أن يتبنى النظام الإلكتروني في معاملاته المالية.
حتى الأفراد المستقلون يمكنهم اليوم إصدار فواتير إلكترونية نظامية تعزز مصداقيتهم وتوثّق تعاملاتهم.

الفاتورة الإلكترونية ليست مجرد وثيقة مالية، بل خطوة مهمة نحو بناء بيئة اقتصادية رقمية متكاملة، يسودها التنظيم والثقة والشفافية.