كيف يتم إصدار الفاتورة الإلكترونية لدى الهيئة الزكاة والضرائب؟

كيف يتم إصدار الفاتورة الإلكترونية لدى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك؟

أطلقت المملكة العربية السعودية نظام الفاتورة الإلكترونية كجزء من التحول الرقمي الشامل في القطاع المالي والضريبي، الذي تقوده هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. هذا النظام يمثل نقلة نوعية في أسلوب إدارة الفواتير، حيث تم استبدال النظام الورقي التقليدي بآلية إلكترونية دقيقة ومؤمنة بالكامل، تهدف إلى تعزيز الشفافية وتقليل التلاعب في البيانات الضريبية.

إصدار الفاتورة الإلكترونية لم يعد خيارًا بل أصبح إلزاميًا على جميع المكلفين الخاضعين لضريبة القيمة المضافة في المملكة. لذلك من المهم معرفة كيفية إصدار الفاتورة الإلكترونية، والخطوات التي يجب اتباعها لضمان توافق النظام المحاسبي مع متطلبات الهيئة.

في هذا المقال سنشرح بالتفصيل كيف يتم إصدار الفاتورة الإلكترونية لدى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، بداية من فهم النظام ومتطلباته، وصولًا إلى الخطوات العملية للإصدار والربط مع الهيئة.

أولًا: ما المقصود بالفاتورة الإلكترونية؟

الفاتورة الإلكترونية هي وثيقة رقمية تُصدر وتُرسل وتُحفظ إلكترونيًا من خلال نظام فوترة معتمد، وتكون بصيغة رقمية قابلة للمعالجة الآلية (غالبًا بصيغة XML أو PDF/A3 تحتوي على بيانات XML داخلها).
بمعنى أنها ليست مجرد نسخة مصورة من فاتورة ورقية، بل هي فاتورة رقمية أصلية تحمل بيانات ضريبية مشفرة وموقعة إلكترونيًا لضمان صحتها وسلامتها.

هذا النظام يُستخدم لإثبات المعاملات التجارية بين البائع والمشتري، سواء كانت عمليات بيع سلع أو تقديم خدمات، ويُعد بديلًا رسميًا ومعترفًا به للفواتير الورقية.

ثانيًا: أهداف تطبيق نظام الفاتورة الإلكترونية

جاء تطبيق نظام الفاتورة الإلكترونية ضمن خطة الهيئة للتحول الرقمي وتحسين الكفاءة المالية والضريبية في المملكة. ومن أبرز أهداف هذا النظام:

تعزيز الشفافية والحد من التهرب الضريبي.

تسهيل عمليات الفحص الضريبي على المنشآت.

تحسين تجربة المكلفين وتسريع الإجراءات المحاسبية.

ضمان دقة البيانات الضريبية وتقليل الأخطاء البشرية.

دعم التحول نحو بيئة عمل رقمية متكاملة.

تقليل الاعتماد على الفواتير الورقية.

بناء قاعدة بيانات مركزية موحدة للفواتير داخل المملكة.

ثالثًا: مراحل تطبيق الفاتورة الإلكترونية في السعودية

هيئة الزكاة والضريبة والجمارك قسمت التطبيق إلى مرحلتين رئيسيتين لضمان الانتقال السلس لجميع المنشآت:

المرحلة الأولى (مرحلة الإصدار):

بدأت في 4 ديسمبر 2021، وشملت إلزام جميع المكلفين بإصدار وحفظ فواتيرهم إلكترونيًا عبر نظام فوترة إلكتروني معتمد.
كان الهدف في هذه المرحلة هو التحول من الورقي إلى الإلكتروني دون الحاجة إلى الربط المباشر مع الهيئة.

المرحلة الثانية (مرحلة التكامل والربط):

بدأت في يناير 2023 على دفعات تدريجية.
في هذه المرحلة أصبح من الضروري ربط أنظمة الفوترة الداخلية لدى المنشآت بأنظمة الهيئة عبر واجهة برمجة التطبيقات (API)، بحيث يتم إرسال كل فاتورة فور إصدارها إلى الهيئة للتحقق منها وإشعار المكلف بقبولها أو رفضها.

رابعًا: أنواع الفواتير الإلكترونية المعتمدة من الهيئة

لفهم عملية إصدار الفاتورة، يجب معرفة نوعها، لأن كل نوع له متطلبات خاصة:

الفاتورة الضريبية:
تصدر بين منشأتين تجاريتين (B2B)، أي بين بائع ومشتري مسجلين في ضريبة القيمة المضافة.
يجب أن تحتوي على الرقم الضريبي للطرفين، ونسبة الضريبة المفروضة، والرقم التسلسلي الفريد.

الفاتورة المبسطة:
تصدر عند البيع للمستهلك النهائي (B2C)، مثل نقاط البيع والمتاجر.
تحتوي على بيانات مبسطة بالإضافة إلى رمز QR يتيح التحقق من صحة الفاتورة.

خامسًا: المتطلبات الأساسية لإصدار الفاتورة الإلكترونية

حتى يتمكن المكلف من إصدار فواتير إلكترونية معتمدة، يجب أن تتوفر عدة متطلبات أساسية:

نظام فوترة إلكتروني متوافق مع متطلبات الهيئة.
يجب أن يكون النظام قادرًا على إنشاء الفواتير بصيغة XML أو PDF/A3 وأن يحتوي على جميع الحقول الإلزامية.

توقيع إلكتروني معتمد.
الفاتورة يجب أن تُوقع إلكترونيًا باستخدام شهادة رقمية معتمدة من جهة التصديق السعودية، لضمان مصداقيتها.

الربط مع الهيئة.
في المرحلة الثانية، يجب أن يكون النظام قادرًا على إرسال الفواتير إلكترونيًا إلى الهيئة والتحقق من صحتها.

حفظ الفواتير إلكترونيًا لمدة لا تقل عن 6 سنوات.
يجب أن يحتفظ المكلف بكل فواتيره في النظام بطريقة آمنة وسهلة الوصول.

دعم اللغة العربية كلغة أساسية في الفواتير.
يمكن إضافة لغة ثانية بجانب العربية، لكن لا يمكن الاستغناء عنها.

تسلسل الفواتير بشكل منطقي وغير قابل للتكرار أو الانقطاع.

سادسًا: خطوات إصدار الفاتورة الإلكترونية لدى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك

عملية إصدار الفاتورة الإلكترونية تمر بعدة مراحل منظمة، وهي كالتالي:

الخطوة الأولى: تجهيز النظام المحاسبي أو نظام الفوترة الإلكتروني

يجب  التأكد أولًا من أن النظام المستخدم لإصدار الفواتير متوافق مع متطلبات الهيئة، ويحتوي على المكونات الفنية التالية:

خاصية إنشاء الفواتير بصيغة XML.

إمكانية إدخال بيانات المشتري والبائع بشكل دقيق.

القدرة على توليد رمز UUID فريد لكل فاتورة.

وجود نظام توقيع إلكتروني مدمج.

واجهة برمجة تطبيقات للربط مع الهيئة.

الخطوة الثانية: إدخال بيانات البائع والمشتري

تشمل هذه البيانات:

الاسم الكامل لكل طرف.

رقم السجل التجاري.

الرقم الضريبي.

عنوان النشاط التجاري.

تاريخ الإصدار.

رقم الفاتورة التسلسلي.

الخطوة الثالثة: تحديد تفاصيل السلع أو الخدمات

يتم تحديد نوع السلعة أو الخدمة المقدمة، الكمية، السعر، نسبة الضريبة، والقيمة الإجمالية قبل وبعد الضريبة.

الخطوة الرابعة: توليد الفاتورة الإلكترونية بصيغة XML أو PDF/A3

بعد إدخال البيانات، يقوم النظام بإنشاء الفاتورة إلكترونيًا بالصيغة المحددة، مع تضمين البيانات المشفرة والرمز الفريد.

الخطوة الخامسة: توقيع الفاتورة رقميًا

يتم استخدام شهادة التوقيع الإلكتروني لإثبات هوية المنشأة وضمان عدم العبث بمحتوى الفاتورة بعد إصدارها.

الخطوة السادسة: إرسال الفاتورة إلى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك

في المرحلة الثانية من النظام، يتم إرسال الفاتورة إلكترونيًا من النظام مباشرة إلى منصة الهيئة عبر واجهة برمجة التطبيقات (API).
بعد الإرسال، تتحقق الهيئة من صحة البيانات وترد بإشعار قبول أو رفض الفاتورة.

الخطوة السابعة: حفظ الفاتورة وإرسالها للعميل

يعد اعتماد الفاتورة، تُرسل نسخة منها إلى العميل عبر البريد الإلكتروني أو النظام المحاسبي، كما يتم حفظها في خوادم المنشأة لمدة لا تقل عن ست سنوات.

سابعًا: الفرق بين إصدار الفواتير في المرحلة الأولى والثانية

في المرحلة الأولى، كان المكلف يُصدر الفاتورة إلكترونيًا ويحفظها دون إرسالها مباشرة إلى الهيئة.
أما في المرحلة الثانية، فقد أصبح النظام أكثر تطورًا، حيث يتم ربط كل فاتورة مباشرة بأنظمة الهيئة، ويُمنع إصدار الفواتير من نظام غير معتمد أو غير مرتبط.

ثامنًا: البيانات الإلزامية التي يجب أن تتضمنها الفاتورة الإلكترونية

حسب متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، يجب أن تحتوي كل فاتورة على:

رقم الفاتورة التسلسلي.

تاريخ ووقت الإصدار.

اسم وعنوان ورقم تسجيل البائع.

رقم ضريبة القيمة المضافة للبائع والمشتري (إن وجد).

وصف السلع أو الخدمات.

الكمية وسعر الوحدة.

قيمة الضريبة المضافة والنسبة المئوية المطبقة.

المجموع قبل الضريبة وبعدها.

رمز الاستجابة السريعة (QR) للفواتير المبسطة.

التوقيع الإلكتروني أو الختم الرقمي.

تاسعًا: كيفية الربط مع الهيئة أثناء إصدار الفاتورة

الربط مع الهيئة يتم عبر واجهة برمجة التطبيقات (API)، وهي تقنية تسمح للنظام المحاسبي بإرسال بيانات الفواتير إلكترونيًا بشكل فوري.
عند إصدار الفاتورة، تُرسل بياناتها إلى الهيئة، التي تقوم بالتحقق من صحة البيانات والتأكد من مطابقة رقم السجل الضريبي والمعلومات المالية، ثم تصدر إشعار القبول.

في حال وجود خطأ في الفاتورة، يتم رفضها مع ذكر السبب، ويجب على المكلف تصحيح البيانات وإعادة الإرسال.

عاشرًا: حالات إصدار إشعارات الخصم أو الإضافة

إذا تم اكتشاف خطأ بعد إصدار الفاتورة، لا يُسمح بتعديلها مباشرة، بل يجب إصدار:

إشعار دائن: في حال وجود خصم أو استرجاع للعميل.

إشعار مدين: في حال زيادة المبلغ أو تعديل القيمة.

كلا الإشعارين يجب أن يُصدرا إلكترونيًا بنفس نظام الفوترة وأن يُرسلا إلى الهيئة بنفس الطريقة.

حادي عشر: حفظ الفواتير بعد الإصدار

على جميع المكلفين الاحتفاظ بنسخ إلكترونية من فواتيرهم وإشعاراتهم لمدة لا تقل عن ست سنوات، سواء في النظام الداخلي أو على خوادم سحابية داخل المملكة.
ويُمنع حذف أو تعديل أي فاتورة بعد إصدارها، لضمان سلامة البيانات الضريبية.

ثاني عشر: فوائد إصدار الفواتير إلكترونيًا

اعتماد نظام الفواتير الإلكترونية لا يحقق فقط الامتثال للأنظمة، بل يقدم فوائد ملموسة للمنشآت، منها:

تسريع العمليات المحاسبية والإدارية.

تقليل الأخطاء في البيانات الضريبية.

تعزيز الموثوقية بين البائع والمشتري.

تحسين إدارة التدفقات النقدية والمبيعات.

تسهيل الفحص الضريبي الإلكتروني.

خفض التكاليف الناتجة عن الطباعة الورقية.

المساهمة في تحقيق رؤية المملكة 2030 نحو التحول الرقمي الكامل.

ثالث عشر: الأخطاء الشائعة عند إصدار الفواتير الإلكترونية

رغم وضوح النظام، إلا أن بعض المكلفين يرتكبون أخطاء متكررة، مثل:

إدخال رقم ضريبي غير صحيح.

إصدار فواتير دون توقيع إلكتروني.

استخدام نظام فوترة غير معتمد.

حذف أو تعديل الفواتير بعد إصدارها.

تأخير إرسال الفاتورة إلى الهيئة.

الهيئة تنبه دائمًا إلى ضرورة الالتزام بالمعايير الفنية والتقنية لتجنب العقوبات.

رابع عشر: العقوبات المترتبة على المخالفات

هيئة الزكاة والضريبة والجمارك تطبق لائحة جزاءات على المخالفين، وتشمل:

غرامات مالية تبدأ من 1000 ريال وتصل إلى 50 ألف ريال.

تعليق رقم التسجيل الضريبي للمكلف.

رفض الفواتير غير الإلكترونية أو غير الموقعة.

إلزام المنشأة بتصحيح الأنظمة على نفقتها.

خامس عشر: نصائح لضمان نجاح عملية إصدار الفواتير الإلكترونية

استخدم نظام فوترة معتمد من الهيئة.

درّب الموظفين على النظام الإلكتروني الجديد.

اختبر النظام قبل التطبيق الكامل.

تأكد من دقة البيانات قبل الإرسال.

احتفظ بنسخ احتياطية لجميع الفواتير.

راقب إشعارات القبول والرفض من الهيئة بشكل دوري.

عملية إصدار الفاتورة الإلكترونية لدى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك تمثل خطوة استراتيجية نحو التحول الرقمي الكامل في المملكة. هذا النظام لا يهدف فقط إلى تنظيم العمل الضريبي، بل يعزز الثقة في بيئة الأعمال ويضمن العدالة الضريبية بين جميع المكلفين.

إن التزام المنشآت بإصدار الفواتير الإلكترونية وفق المتطلبات الفنية والقانونية يسهم في بناء نظام اقتصادي شفاف ومتطور، ويجعل التعاملات التجارية أكثر سرعة وكفاءة.
ومع استمرار الهيئة في تطوير المنظومة، فإن مستقبل الفوترة الإلكترونية في السعودية يسير بخطى ثابتة نحو عالم رقمي متكامل يخدم المصلحة العامة والمكلفين على حد سواء.