ما هي صيغة الملفات المسموح بها عند تصدير الفواتير الإلكترونية؟

ما هي صيغة الملفات المسموح بها عند تصدير الفواتير الإلكترونية؟

أصبحت الفواتير الإلكترونية من أهم المتطلبات التنظيمية الحديثة التي فرضتها الجهات الضريبية في السعودية وغيرها من الدول، وذلك ضمن توجهات التحول الرقمي وتعزيز الشفافية المالية. ومن بين النقاط الجوهرية التي يهتم بها أصحاب الشركات ورواد الأعمال مسألة صيغة الملفات المسموح بها عند تصدير الفواتير الإلكترونية. فالصيغة ليست مجرد اختيار عشوائي، بل ترتبط بمعايير تقنية وضريبية تضمن سلامة البيانات وقابليتها للتكامل مع أنظمة هيئة الزكاة والجهات الرسمية الأخرى.

في هذا المقال سنتعمق في فهم الصيغ المسموح بها، أسباب اعتمادها، كيفية التعامل معها، مزاياها، إضافةً إلى الإجابة عن الأسئلة الأكثر شيوعاً حول هذا الموضوع.

أولاً: ما هي الفاتورة الإلكترونية؟

الفاتورة الإلكترونية هي مستند محاسبي يتم إصداره ومعالجته وتخزينه بشكل رقمي باستخدام أنظمة وبرامج معتمدة من هيئة الزكاة والضرائب والجمارك. على عكس الفاتورة الورقية التقليدية، لا يمكن اعتبار صورة ضوئية أو ملف PDF عادي بمثابة فاتورة إلكترونية إلا إذا تم توليدها عبر نظام متوافق مع المعايير المحددة.

تحتوي الفاتورة الإلكترونية على جميع عناصر الفاتورة التقليدية مثل بيانات البائع، المشتري، رقم الفاتورة، تاريخ الإصدار، تفاصيل المنتجات أو الخدمات، المجموع الكلي، والضريبة، لكنها تتميز بأنها تحفظ بترميز وصيغة يمكن التحقق منها إلكترونياً.

ثانياً: لماذا تهتم هيئة الزكاة بصيغة الملفات؟

صيغة الملف أو ما يعرف بـ File Format تحدد كيفية حفظ البيانات وقراءتها. بالنسبة لهيئة الزكاة والضرائب، لا يكفي أن تكون الفاتورة موجودة رقمياً، بل يجب أن تكون الصيغة:

قابلة للقراءة الآلية (Machine Readable).

متوافقة مع معايير التشفير والأمان.

قادرة على ضمان عدم التلاعب أو التعديل بعد الإصدار.

تدعم التكامل مع الأنظمة المركزية للهيئة.

وبناءً على ذلك، تم اعتماد صيغ محددة لا يمكن تجاوزها.

ثالثاً: الصيغ المسموح بها عند تصدير الفواتير الإلكترونية

بحسب لوائح هيئة الزكاة والضرائب والجمارك في السعودية، هناك صيغ أساسية ومعترف بها لتصدير الفواتير الإلكترونية:

صيغة XML (Extensible Markup Language)

تعتبر الصيغة الأساسية والافتراضية للفواتير الإلكترونية.

تعتمد على هيكلية منظمة تسمح بقراءة البيانات من قبل الأنظمة بسهولة.

توفر مرونة كبيرة في تبادل المعلومات بين الأنظمة المختلفة.

تضمن توحيد المعايير بين الشركات والهيئة.

صيغة PDF/A-3 المرتبطة بملف XML

يتم استخدام هذه الصيغة في بعض الحالات لتوليد نسخة بشرية قابلة للقراءة بجانب النسخة الآلية.

ملف الـ PDF/A-3 يحتوي على نسخة مدمجة من ملف XML الأصلي، ما يجمع بين سهولة القراءة البشرية والامتثال الرقمي.

صيغة UBL (Universal Business Language)

نوع من ملفات XML مصمم خصيصاً للعمليات التجارية مثل الفواتير وأوامر الشراء.

مدعوم من العديد من الأنظمة الدولية.

هذه الصيغ ليست مجرد اختيار، بل إلزامية لتوافق النظام المحاسبي أو برنامج الفوترة مع متطلبات المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية في المملكة.

رابعاً: مزايا استخدام صيغة XML للفواتير الإلكترونية

من الطبيعي أن يتساءل البعض: لماذا XML بالذات؟ ولماذا لم يتم الاعتماد على صيغ شائعة مثل Excel أو Word؟

الإجابة تكمن في المزايا التالية:

الهيكلية المنظمة: صيغة XML تعتمد على وسوم Tags واضحة تسهل تقسيم البيانات مثل ، ، .

القابلية للتكامل: يمكن لأي نظام تقني قراءة البيانات بسهولة دون الحاجة لمعالجة إضافية.

الأمان والتحقق: تتيح إمكانية إدراج تواقيع رقمية وشفرة QR لضمان عدم التلاعب.

التوافق الدولي: XML مستخدمة في أنظمة الفوترة الإلكترونية في العديد من الدول، ما يسهل التعامل مع الشركات العالمية.

سهولة التتبع: كل فاتورة يمكن تتبعها والتحقق منها رقمياً.

خامساً: هل يمكن استخدام Excel أو Word كصيغة للفواتير الإلكترونية؟

الإجابة المختصرة: لا.

ملفات Excel أو Word تعتبر مناسبة لإدارة البيانات داخلياً، لكنها غير مقبولة كفاتورة إلكترونية معتمدة. السبب أن هذه الصيغ:

لا توفر حماية ضد التعديل.

لا تدعم التوقيع الرقمي.

لا تتوافق مع أنظمة الهيئة بشكل مباشر.

لكن يمكن للشركات استخدام هذه البرامج لإعداد بياناتها أولياً، ثم تصديرها عبر النظام المعتمد إلى صيغة XML النهائية.

سادساً: كيف يتم التعامل مع صيغة PDF؟

الكثير من أصحاب الأعمال اعتادوا على إرسال الفواتير بصيغة PDF، لكن في نظام الفوترة الإلكترونية الجديد الوضع مختلف:

ملف PDF العادي لا يُعتبر فاتورة إلكترونية.

فقط صيغة PDF/A-3 المرتبطة بملف XML هي المعتمدة.

الهدف هو أن يحصل العميل على نسخة مقروءة بسهولة، بينما تحتفظ الهيئة بالبيانات المهيكلة.

سابعاً: خطوات تصدير الفاتورة الإلكترونية بالصيغة المعتمدة

إعداد الفاتورة داخل النظام المحاسبي أو برنامج الفوترة المعتمد.

إدخال بيانات البائع، المشتري، السلع أو الخدمات، والقيم.

توليد ملف XML يحتوي على كل تفاصيل الفاتورة.

إضافة التوقيع الرقمي وشفرة QR.

في حال الحاجة، توليد نسخة PDF/A-3 مرفقة بالـ XML.

إرسال نسخة للعميل وتخزين أخرى في الأرشيف الإلكتروني.

ثامناً: الأخطاء الشائعة عند تصدير الفواتير

تصدير ملف PDF فقط بدون XML: وهذا يجعل الفاتورة غير صالحة.

عدم تضمين الحقول الإلزامية مثل رقم السجل الضريبي أو نسبة الضريبة.

استخدام برامج غير معتمدة لا تلتزم بالمعايير.

إرسال نسخة صورة أو مطبوعة على أنها فاتورة إلكترونية.

تاسعاً: أفضل الممارسات لاعتماد الصيغة الصحيحة

اختيار برنامج محاسبة معتمد من هيئة الزكاة.

التأكد من أن البرنامج يدعم التصدير بصيغة XML.

مراجعة كل فاتورة قبل الإرسال للتأكد من اكتمال البيانات.

الاحتفاظ بنسخ احتياطية من ملفات XML للأغراض الضريبية.

تدريب الموظفين على الفرق بين الفاتورة الإلكترونية والنسخة التقليدية.

عاشراً: الأسئلة الشائعة حول صيغ الفواتير الإلكترونية

هل يمكن تعديل ملف XML بعد إصداره؟

لا يمكن تعديله، بل يتم إصدار إشعار دائن أو مدين لتصحيح البيانات.

هل يجب حفظ الفاتورة الإلكترونية بصيغة محددة؟

نعم، يجب حفظها بصيغة XML، مع إمكانية حفظ نسخة PDF/A-3 للعرض فقط.

هل هناك صيغ أخرى قد تعتمد مستقبلاً؟

نعم، قد يتم التوسع في استخدام UBL أو صيغ دولية أخرى مع التقدم التقني.

هل العميل بحاجة لبرنامج خاص لقراءة XML؟

غالباً يحصل العميل على نسخة PDF/A-3 للقراءة، بينما تبقى نسخة XML للهيئة.

صيغة الملفات المسموح بها عند تصدير الفواتير الإلكترونية ليست مجرد خيار تقني، بل هي جزء أساسي من نظام يهدف إلى تعزيز الشفافية المالية وضمان الامتثال الضريبي. الاعتماد على صيغة XML وصيغة PDF/A-3 المرتبطة بها هو الطريق الصحيح الذي يجب أن تلتزم به الشركات والمؤسسات في السعودية.

ومع التطور المستمر في أنظمة هيئة الزكاة والضرائب، يصبح من الضروري لكل صاحب عمل أن يواكب هذه المتطلبات، وأن يختار برنامجاً محاسبياً معتمداً يدعم الصيغ المقررة، لتفادي الغرامات وضمان سير الأعمال بسلاسة.