ما هي المستندات المطلوبة لاعتماد الفواتير الإلكترونية؟

ما هي المستندات المطلوبة لاعتماد الفواتير الإلكترونية في السعودية؟

شهدت المملكة العربية السعودية خلال السنوات الأخيرة تحولاً رقمياً شاملاً في مختلف القطاعات، وكان أحد أبرز ملامحه هو تطبيق نظام الفوترة الإلكترونية. هذا النظام الذي فرضته هيئة الزكاة والضريبة والجمارك جاء بهدف تعزيز الشفافية، الحد من التستر التجاري، وضمان التزام المنشآت بالأنظمة الضريبية. لكن من أجل أن تتمكن أي منشأة أو مؤسسة من البدء في إصدار الفواتير الإلكترونية بشكل رسمي ومعتمد، فإن هناك مجموعة من المتطلبات والمستندات التي لا بد من تجهيزها وتقديمها.

في هذا المقال سنتناول بالتفصيل المستندات المطلوبة لاعتماد الفواتير الإلكترونية، مع شرح وظيفة كل مستند وأهميته، إلى جانب توضيح خطوات عملية لتقديم هذه المستندات والبدء باستخدام النظام بطريقة صحيحة.

أولاً: السجل التجاري

السجل التجاري هو الوثيقة الأساسية التي تثبت وجود المنشأة بشكل قانوني. لا يمكن لأي منشأة أن تبدأ في إصدار الفواتير الإلكترونية دون تقديم نسخة من سجلها التجاري.

دوره: يحدد النشاط التجاري للمنشأة.

أهميته: يثبت أن المنشأة مرخصة وتمارس نشاطها بشكل رسمي.

ملاحظات: في حال كانت المنشأة فردية أو صغيرة جداً، قد يُطلب تقديم رخصة مزاولة النشاط بدلاً من السجل التجاري.

ثانياً: الرقم الضريبي للمنشأة

كل منشأة مسجلة في ضريبة القيمة المضافة تمتلك رقماً ضريبياً فريداً. هذا الرقم يُعد من أهم عناصر الفاتورة الإلكترونية.

يجب أن يكون الرقم صحيحاً ومحدثاً.

يظهر في جميع الفواتير الصادرة.

أي خطأ في إدخال الرقم الضريبي قد يؤدي إلى رفض الفاتورة أو فرض غرامة.

ثالثاً: شهادة التسجيل في ضريبة القيمة المضافة

من ضمن المستندات الضرورية، شهادة التسجيل في ضريبة القيمة المضافة. هذه الشهادة تُثبت أن المنشأة خاضعة للضريبة وأنها ملزمة بإصدار فواتير إلكترونية تحتوي على تفاصيل الضريبة.

يتم تقديم نسخة سارية المفعول من هذه الشهادة.

بدونها، لا يمكن اعتماد النظام بشكل رسمي للمنشأة.

رابعاً: بيانات الممثل القانوني

من المهم أن تحدد المنشأة الشخص المسؤول أمام الهيئة، والذي سيكون هو المخول باستخدام النظام والرد على استفسارات الهيئة. لذلك، تطلب الهيئة المستندات التالية:

صورة الهوية الوطنية إذا كان سعودياً.

صورة من الإقامة وجواز السفر إذا كان غير سعودي.

خطاب أو قرار رسمي يفوض هذا الشخص بتمثيل المنشأة.

خامساً: بيانات التواصل الرسمية

هيئة الزكاة والضريبة والجمارك تعتمد بشكل كبير على التواصل الإلكتروني، لذا يجب تقديم بيانات دقيقة تشمل:

البريد الإلكتروني الرسمي للمنشأة.

رقم جوال مرتبط بخدمة توثيق الدخول.

العنوان الوطني المسجل والمعتمد.
هذه البيانات تُستخدم في إرسال التنبيهات والإشعارات الخاصة بالفواتير الإلكترونية.

سادساً: الحساب البنكي المعتمد للمنشأة

تطلب الهيئة تقديم رقم الآيبان الخاص بحساب بنكي تجاري باسم المنشأة. الهدف من ذلك هو ربط المعاملات المالية بالفواتير الإلكترونية وضمان الشفافية.

يمنع استخدام الحسابات الشخصية.

يساعد على تتبع التدفقات المالية بشكل صحيح.

سابعاً: رخصة مزاولة النشاط

هناك أنشطة معينة تحتاج إلى رخص خاصة مثل: المطاعم، العيادات الطبية، أو شركات النقل. هذه الرخص يجب تقديمها كجزء من المستندات لإثبات قانونية النشاط.

ثامناً: شهادة اعتماد البرنامج المحاسبي

لا يكفي أن تملك المنشأة برنامجاً محاسبياً، بل يجب أن يكون هذا البرنامج معتمداً من الهيئة. لذلك من المستندات المطلوبة:

شهادة تثبت أن البرنامج مطابق لمتطلبات هيئة الزكاة.

أو تأكيد رسمي من مزود الخدمة بأن البرنامج معتمد.

تاسعاً: مستندات الهوية الرقمية

بما أن اعتماد الفواتير يتم عبر بوابة “هيئة الزكاة” باستخدام منصة “نفاذ”، فلا بد أن يمتلك الممثل القانوني هوية رقمية مفعلة. هذه الهوية تُستخدم لتوثيق الدخول وإنجاز المعاملات.

عاشراً: مستندات إضافية خاصة

قد تطلب الهيئة في بعض الحالات مستندات إضافية بناءً على نوع المنشأة، مثل:

عقد التأسيس بالنسبة للشركات.

قرارات مجلس الإدارة.

عقود الوكالات التجارية.

خطوات اعتماد المستندات في النظام

تجهيز المستندات إلكترونياً بصيغة PDF أو صور واضحة.

الدخول إلى بوابة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.

تسجيل الدخول باستخدام الهوية الرقمية عبر منصة نفاذ.

رفع المستندات المطلوبة في الخانات المخصصة.

تحديد البرنامج المحاسبي المعتمد وربطه بالنظام.

انتظار إشعار القبول من الهيئة أو طلب مستندات إضافية.

بعد الاعتماد، تبدأ المنشأة بإصدار الفواتير الإلكترونية رسمياً.

أهمية تقديم المستندات المطلوبة

تعزيز مصداقية المنشأة أمام الهيئة والعملاء.

تجنب المخالفات والغرامات المالية.

تسهيل عمليات التدقيق الضريبي.

تعزيز الشفافية وتقليل احتمالات التلاعب.

ماذا يحدث إذا لم تقدم المستندات المطلوبة؟

رفض طلب المنشأة لاعتماد النظام.

فرض غرامات عند محاولة إصدار فواتير غير معتمدة.

احتمالية إدراج المنشأة ضمن المنشآت المخالفة.

صعوبة في التعاقد مع جهات حكومية أو خاصة.

نصائح لضمان قبول المستندات

التأكد من أن جميع المستندات سارية المفعول.

رفع نسخ واضحة وبجودة عالية.

استخدام البريد الإلكتروني الرسمي للمنشأة فقط.

مراجعة البيانات قبل رفعها لتجنب الأخطاء.

الاستعانة بخبير ضريبي إذا كانت لديك صعوبات في الإجراءات.

اعتماد الفواتير الإلكترونية في السعودية هو خطوة استراتيجية لا يمكن تجاوزها لأي منشأة تسعى للعمل بشكل قانوني ومتوافق مع الأنظمة. لكن لتحقيق هذا الاعتماد، لا بد من تجهيز وتقديم مجموعة من المستندات الأساسية مثل السجل التجاري، الرقم الضريبي، شهادة التسجيل في ضريبة القيمة المضافة، بيانات الممثل القانوني، الحساب البنكي، ورخصة مزاولة النشاط، إلى جانب إثبات أن البرنامج المحاسبي المستخدم معتمد. الالتزام بهذه المتطلبات يضمن للمنشأة السير بخطى ثابتة في مسار التحول الرقمي، ويمنحها ثقة أكبر في السوق ويجنبها الغرامات والمخالفات.