ما هي متطلبات هيئة الزكاة لاعتماد برنامج محاسبة؟
منذ بدء تطبيق الفاتورة الإلكترونية في المملكة العربية السعودية، أصبح الاعتماد على البرامج المحاسبية المعتمدة من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك أمرًا إلزاميًا لكل المنشآت التي تخضع لضريبة القيمة المضافة. الهدف من هذه الخطوة هو ضمان الشفافية، تعزيز الامتثال الضريبي، وتوحيد آلية إصدار الفواتير بما يمنع التلاعب أو التهرب. لكن السؤال الذي يطرح نفسه: ما هي المتطلبات التي تضعها الهيئة لاعتماد برنامج محاسبة؟ هذا المقال سيتناول بالتفصيل أهم الشروط والمتطلبات الفنية والوظيفية التي يجب أن يلتزم بها أي برنامج محاسبي حتى يكون معتمدًا، مع تسليط الضوء على الفوائد والمخاطر المرتبطة بالالتزام أو عدم الالتزام.
أولاً: لماذا تشترط هيئة الزكاة اعتماد برامج محاسبية؟
هيئة الزكاة وضعت ضوابط واضحة لأن الهدف الأساسي لا يقتصر فقط على تنظيم السوق المحاسبي، بل يتجاوز ذلك إلى:
مكافحة التهرب الضريبي والتلاعب بالفواتير.
ضمان إصدار فواتير إلكترونية صحيحة وموحدة لجميع المكلفين.
تعزيز ثقة العملاء والمستهلكين في التعاملات التجارية.
تمكين الهيئة من الرقابة الفورية على الفواتير والتأكد من مطابقتها للأنظمة.
دعم عملية التحول الرقمي ضمن رؤية السعودية 2030.
ثانياً: المتطلبات الوظيفية للبرامج المحاسبية المعتمدة
لكي يحصل البرنامج المحاسبي على اعتماد رسمي من هيئة الزكاة، يجب أن يوفر مجموعة من الخصائص الوظيفية، مثل:
إصدار الفواتير الإلكترونية
الفواتير يجب أن تُصدر بصيغة إلكترونية معتمدة (XML أو PDF/A-3).
الفاتورة المبسطة يجب أن تحتوي على رمز الاستجابة السريع QR Code.
إدراج جميع البيانات الإلزامية: الرقم الضريبي، المبلغ قبل وبعد الضريبة، نسبة الضريبة، بيانات العميل.
إدارة بيانات العملاء والموردين
البرنامج يجب أن يتيح تسجيل بيانات العملاء كاملة.
تسهيل إدارة بيانات الموردين وحفظ جميع العمليات المتعلقة بهم.
خاصية التخزين الإلكتروني
الفواتير يجب أن تُخزن لمدة لا تقل عن 6 سنوات.
منع حذف أو تعديل أي فاتورة بعد إصدارها.
إنشاء تقارير محاسبية وضريبية
استخراج تقارير ضريبة القيمة المضافة.
تقارير دورية تساعد على مراجعة البيانات والتأكد من دقتها.
إدارة صلاحيات المستخدمين
منع المستخدمين من التلاعب بالبيانات.
تسجيل كل عملية تتم داخل النظام (Audit Trail).
ثالثاً: المتطلبات التقنية لاعتماد البرنامج
بجانب الوظائف المحاسبية، هناك مواصفات تقنية إلزامية، وهي:
الربط مع منصة هيئة الزكاة
البرنامج يجب أن يدعم التكامل مع أنظمة الهيئة عبر واجهات برمجية (APIs).
إرسال الفواتير إلكترونيًا فور إصدارها.
التوقيع الإلكتروني وحماية البيانات
الفواتير يجب أن تحتوي على توقيع إلكتروني يضمن صحتها.
تشفير البيانات لمنع أي محاولة اختراق أو تعديل.
خاصية عدم التلاعب
الفواتير لا يمكن تعديلها بعد الإصدار.
أي تعديل يتم تسجيله كإشعار دائن أو مدين فقط.
التحديث المستمر
مزود البرنامج يجب أن يلتزم بتحديثه بشكل دوري.
التحديثات تواكب أي تعديلات جديدة من الهيئة.
رابعاً: خطوات اعتماد البرامج المحاسبية
حتى يتم إدراج البرنامج في قائمة البرامج المعتمدة، يمر بعدة مراحل:
تقديم مزود الخدمة طلب اعتماد رسمي للهيئة.
إخضاع البرنامج لاختبارات تقنية ووظيفية.
مراجعة الالتزام بالمعايير المطلوبة.
اعتماد البرنامج رسميًا ونشره في القائمة المتاحة للجميع.
خامساً: مسؤوليات المنشآت في اختيار البرنامج
رغم أن الهيئة تعتمد البرامج، إلا أن مسؤولية الالتزام تقع على عاتق المنشأة، لذلك يجب:
التأكد من أن البرنامج مدرج ضمن قائمة البرامج المعتمدة على موقع الهيئة.
طلب شهادة اعتماد من مزود الخدمة.
تدريب الموظفين على كيفية استخدام النظام بشكل صحيح.
سادساً: المخاطر المترتبة على استخدام برنامج غير معتمد
فرض غرامات مالية قد تصل إلى 50,000 ريال.
عدم الاعتراف بالفواتير الصادرة عبر البرنامج.
تعطيل عمليات الربط مع هيئة الزكاة.
احتمالية فقدان البيانات أو تعرضها للاختراق.
سابعاً: كيف تتحقق المنشأة من اعتماد البرنامج؟
زيارة موقع الهيئة الرسمي للاطلاع على القائمة المعتمدة.
التواصل مع مزود البرنامج وطلب إثبات رسمي للاعتماد.
التأكد من أن البرنامج يتضمن خصائص مثل QR Code والتوقيع الإلكتروني.
ثامناً: فوائد استخدام برنامج محاسبي معتمد
ضمان الامتثال الكامل للوائح الهيئة.
رفع الكفاءة الإدارية وتقليل الأخطاء البشرية.
تعزيز ثقة العملاء والموردين بالتعاملات.
تسهيل التدقيق والمراجعة الداخلية والخارجية.
الحماية من الغرامات والمخاطر القانونية.
تاسعاً: دور هيئة الزكاة في متابعة البرامج
الهيئة تراقب بشكل دوري البرامج المعتمدة.
في حال وجود خلل أو ثغرات، يتم سحب الاعتماد فورًا.
توفير دعم فني وإرشادات للمنشآت والمطورين.
خاتمة
إن اعتماد برنامج محاسبي من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك لم يعد خيارًا إضافيًا، بل هو شرط أساسي لممارسة الأعمال التجارية في السعودية بطريقة قانونية وآمنة. المتطلبات التي وضعتها الهيئة سواء كانت تقنية أو وظيفية تهدف بالدرجة الأولى إلى بناء بيئة اقتصادية شفافة وموثوقة، ومكافحة أي محاولات للتهرب الضريبي. لذلك على كل منشأة أن تتأكد من أن نظامها المحاسبي متوافق مع هذه المعايير، وألا تعتمد إلا على البرامج المدرجة في قائمة الهيئة الرسمية. في النهاية، الالتزام بهذه المتطلبات لا يحمي المنشأة من الغرامات فحسب، بل يفتح لها المجال لتطوير عملياتها ومواكبة التحول الرقمي الذي تسعى له المملكة ضمن رؤية 2030.
