ما هي خطوات إصدار فاتورة إلكترونية مبسطة؟

ما هي خطوات إصدار فاتورة إلكترونية مبسطة في السعودية؟

أصبح نظام الفوترة الإلكترونية في السعودية من أهم التحولات الرقمية التي اعتمدتها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، وذلك ضمن رؤية المملكة 2030 للتحول الرقمي والارتقاء بالخدمات المالية والضريبية. ومن بين أنواع الفواتير الإلكترونية التي يكثر استخدامها في السوق السعودي هي الفاتورة الإلكترونية المبسطة، والتي تلزم بها جميع المنشآت التي تتعامل مع المستهلكين (B2C).

لكن ما هي هذه الفاتورة المبسطة بالضبط؟ وما الفرق بينها وبين الفاتورة الضريبية الكاملة؟ وكيف يمكن للمنشآت إصدارها بشكل صحيح ومتوافق مع متطلبات هيئة الزكاة؟ في هذا المقال سنأخذك في جولة تفصيلية لمعرفة خطوات إصدار فاتورة إلكترونية مبسطة، مع شرح وافٍ للأنظمة والشروط والممارسات الصحيحة، حتى تضمن الامتثال الكامل للوائح وتجنب الغرامات.

أولًا: ما المقصود بالفاتورة الإلكترونية المبسطة؟

الفاتورة الإلكترونية المبسطة هي مستند ضريبي يتم إصداره وتوثيقه إلكترونيًا عند بيع السلع أو تقديم الخدمات للمستهلك النهائي (أي المعاملات من منشأة إلى فرد B2C). وهي تختلف عن الفاتورة الضريبية الكاملة التي تصدر عادة بين المنشآت (B2B).

هذه الفاتورة تحتوي على بيانات أبسط وأقل تفصيلًا مقارنة بالفاتورة الكاملة، لكنها مع ذلك يجب أن تكون متوافقة مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك من حيث الصيغة الإلكترونية، وجود رمز الاستجابة السريعة (QR Code)، والبيانات الأساسية المفروضة.

ثانيًا: الفرق بين الفاتورة المبسطة والفاتورة الضريبية الكاملة

لفهم خطوات إصدار الفاتورة المبسطة بشكل صحيح، من المهم التعرف على الفروقات الجوهرية بينها وبين الفاتورة الكاملة:

المستفيد النهائي:

المبسطة: للمستهلكين الأفراد.

الكاملة: بين منشآت مسجلة في ضريبة القيمة المضافة.

طريقة الإصدار:

المبسطة: يتم إصدارها وتخزينها إلكترونيًا مع وجود QR Code، وتُعطى نسخة للعميل.

الكاملة: يتم إصدارها إلكترونيًا مع إرسالها إلى هيئة الزكاة في المرحلة الثانية (مرحلة التكامل).

البيانات المطلوبة:

المبسطة: بيانات المنشأة، اسم العميل (اختياري أحيانًا)، وصف السلع أو الخدمات، إجمالي المبلغ، نسبة ضريبة القيمة المضافة، والـ QR Code.

الكاملة: تشمل بيانات إضافية مثل رقم تسجيل ضريبة القيمة المضافة للمشتري، تفاصيل السلع أو الخدمات بشكل موسع، وبيانات الدفع.

ثالثًا: المتطلبات الأساسية لإصدار فاتورة إلكترونية مبسطة

قبل الدخول في خطوات الإصدار، لا بد أن نتعرف على المتطلبات التي تفرضها هيئة الزكاة على الفواتير المبسطة:

نظام محاسبي أو برنامج فوترة معتمد: يجب أن يكون البرنامج المستخدم معتمدًا من هيئة الزكاة ومتوافقًا مع متطلبات الفوترة الإلكترونية.

توافر الاتصال بالإنترنت: لضمان توليد رمز QR والتحقق من صلاحية الفاتورة.

بيانات البائع: مثل اسم المنشأة، الرقم الضريبي، وعنوان النشاط.

بيانات الفاتورة: رقم الفاتورة، تاريخ الإصدار، وصف الخدمة أو السلعة.

الضرائب: نسبة ضريبة القيمة المضافة وقيمتها بشكل منفصل عن المبلغ الأساسي.

رمز الاستجابة السريعة QR Code: شرط أساسي في جميع الفواتير المبسطة.

رابعًا: خطوات إصدار فاتورة إلكترونية مبسطة

الآن نأتي إلى الجزء الأهم وهو الخطوات العملية لإصدار الفاتورة المبسطة:

1. التسجيل في نظام الفاتورة الإلكترونية

أول خطوة هي التأكد من أن منشأتك مسجلة في نظام ضريبة القيمة المضافة لدى هيئة الزكاة، وأنك مؤهل لاستخدام نظام الفوترة الإلكترونية. يتم ذلك عبر الدخول إلى بوابة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.

2. اختيار برنامج فوترة معتمد

بعد التسجيل، تحتاج إلى برنامج محاسبي أو نظام فوترة معتمد من الهيئة. هذا البرنامج يجب أن يكون قادرًا على:

إصدار الفواتير بصيغة XML أو PDF/A-3.

توليد رمز QR بشكل تلقائي.

حفظ الفواتير في قاعدة بيانات آمنة.

3. إدخال بيانات الفاتورة

من خلال البرنامج المحاسبي، تقوم بإدخال البيانات التالية:

بيانات البائع (اسم المنشأة، الرقم الضريبي).

بيانات المشتري (في حالة المبسطة، قد تكون فقط اسم العميل).

وصف السلع أو الخدمات المقدمة.

السعر الإجمالي قبل الضريبة.

نسبة وقيمة ضريبة القيمة المضافة.

4. توليد رمز الاستجابة السريعة QR Code

يقوم النظام بشكل تلقائي بإنشاء رمز QR يحتوي على:

اسم البائع.

الرقم الضريبي.

تاريخ ووقت الفاتورة.

إجمالي الفاتورة شامل الضريبة.

إجمالي الضريبة المفروضة.

5. إصدار الفاتورة إلكترونيًا

بعد إدخال البيانات وتوليد الـ QR Code، يتم إصدار الفاتورة وحفظها إلكترونيًا. يجب تزويد المستهلك بنسخة مطبوعة أو إلكترونية (عبر البريد الإلكتروني أو الرسائل).

6. حفظ السجلات

تُلزم الأنظمة جميع المنشآت بالاحتفاظ بالفواتير الإلكترونية لمدة لا تقل عن 6 سنوات لأغراض المراجعة والتدقيق الضريبي.

خامسًا: مميزات الفاتورة الإلكترونية المبسطة

إصدار الفواتير المبسطة لا يحقق فقط الامتثال للقوانين، بل يقدم فوائد عديدة منها:

تسهيل العمليات المالية عبر أتمتة عملية الفوترة.

زيادة الموثوقية بين المنشأة والمستهلك من خلال الشفافية.

تقليل الأخطاء اليدوية في احتساب الضريبة.

تحسين إدارة البيانات بفضل حفظها إلكترونيًا.

توفير الوقت والجهد مقارنة بالفواتير الورقية التقليدية.

سادسًا: الغرامات في حال عدم الالتزام بإصدار الفواتير المبسطة

هيئة الزكاة تفرض غرامات مالية على المنشآت التي لا تلتزم بإصدار الفواتير المبسطة بشكل صحيح، ومن أبرز المخالفات:

عدم وجود رمز QR في الفاتورة.

إصدار فاتورة ورقية فقط دون نسخة إلكترونية.

فقدان البيانات الأساسية مثل الرقم الضريبي أو تاريخ الإصدار.

عدم الاحتفاظ بالفواتير في النظام الإلكتروني لمدة 6 سنوات.

سابعًا: أسئلة شائعة حول الفاتورة المبسطة

هل يجب أن تحتوي الفاتورة المبسطة على بيانات العميل؟

ليس شرطًا إلزاميًا، ولكن يُفضل إدخال اسم العميل لأغراض تنظيمية.

هل يمكن إصدار فاتورة مبسطة يدويًا؟

لا، يجب أن تصدر إلكترونيًا عبر برنامج فوترة معتمد.

ما هي المدة الزمنية للاحتفاظ بالفواتير المبسطة؟

6 سنوات كحد أدنى وفق متطلبات الهيئة.

ثامنًا: دور الفاتورة المبسطة في التحول الرقمي بالمملكة

اعتماد الفاتورة المبسطة هو جزء لا يتجزأ من رؤية السعودية 2030، حيث تسعى المملكة إلى بناء اقتصاد رقمي متكامل. هذا النظام يحد من التستر التجاري، ويعزز الرقابة الضريبية، ويزيد من الشفافية بين التاجر والمستهلك، مما يرفع من مستوى الثقة في السوق المحلي.

إصدار الفاتورة الإلكترونية المبسطة في السعودية لم يعد خيارًا بل أصبح التزامًا قانونيًا على جميع المنشآت التي تتعامل مع المستهلكين مباشرة. ومعرفة خطوات إصدار الفاتورة المبسطة بالشكل الصحيح يضمن لك الامتثال الكامل، ويجنبك الغرامات، ويمنحك ميزة تنافسية من حيث الثقة والشفافية.

الاعتماد على برنامج فوترة معتمد، والالتزام بإدخال جميع البيانات المطلوبة، وتوليد رمز QR، وحفظ الفواتير لمدة 6 سنوات، كلها خطوات أساسية يجب على كل منشأة تطبيقها بدقة. وفي النهاية، الفاتورة المبسطة ليست مجرد متطلب قانوني، بل هي أداة عملية تسهل حياتك التجارية وتساهم في بناء اقتصاد رقمي أكثر كفاءة.