كيف أتعامل مع أخطاء النظام عند رفع الفواتير الإلكترونية؟

كيف أتعامل مع أخطاء النظام عند رفع الفواتير الإلكترونية؟

مع تبنّي العديد من الدول، ومنها المملكة العربية السعودية، لنظام الفواتير الإلكترونية كجزء من منظومة الضريبة والقوانين المالية، أصبحت عملية إصدار ورفع الفواتير بشكل رقمي جزءًا لا يتجزأ من الإجراءات اليومية في الكثير من المنشآت. لكن هذا التحول التقني لا يخلو من التحديات، فمن الطبيعي أن تصادف أخطاء تقنية أو تشغيلية أثناء رفع الفواتير إلى النظام المركزي للهيئة الضريبية أو منصة الفوترة المعتمدة.

هذه الأخطاء، إذا لم تُتعامل معها بسرعة وحكمة، قد تؤدي إلى رفض الفواتير، أو تأخير في المعاملات، أو حتى فرض غرامات على المنشأة. لذا، في هذا المقال سنتناول بالتفصيل:

أنواع الأخطاء التي قد تواجهها عند رفع الفواتير الإلكترونية

الأسباب الشائعة لحدوث هذه الأخطاء

خطوات عملية للتعامل معها وتصحيحها

دور المحاسب القانوني والفرق التقنية في معالجتها

نصائح للوقاية من الأخطاء في المستقبل

أمثلة واقعية لأخطاء وكيفية معالجتها

أولًا: أنواع الأخطاء التي قد تحدث عند رفع الفواتير الإلكترونية

يمكن تصنيف الأخطاء التي تحدث أثناء رفع الفواتير الإلكترونية إلى عدة فئات، وهي:

أخطاء تقنية أو نظامية داخلية

هذه الأخطاء تنشأ من خلل في بنية النظام أو البنية التحتية التقنية، مثل انقطاع الاتصال أو توقف الخادم (السيرفر) أو أخطاء في واجهات الربط (API).

أخطاء في تنسيق أو بنية الفاتورة (Format / Schema Errors)

مثل إرسال الفاتورة بصيغة غير متوافقة، أو وجود حقل إلزامي مفقود، أو عدم الالتزام ببنية الـ XML أو الصيغة المعتمدة من الهيئة.

أخطاء في البيانات المدخلة (Data Errors)

مثل إدخال رقم ضريبي خاطئ، الكمية أو السعر غير دقيق، أو نسيان إدخال حقل مهم كـ “اسم المشتري” أو “الرمز الضريبي”.

أخطاء خصوصية تحقق الهيئة (Validation / Business Rule Errors)

قد ترفض الهيئة الفاتورة إذا لم تتوافق مع قواعد العمل مثل التوقيع الرقمي، أو التحقق من أن إجمالي الفاتورة يطابق المبالغ المفصلة، أو أن الفاتورة تنتمي إلى فئة ضريبية صحيحة.

مشكلات الربط مع النظام المركزي للهيئة أو المنصة

أحيانًا توجد أخطاء في الربط الإلكتروني بين النظام المحلي للمنشأة والنظام المركزي، مما يؤدي إلى فشل الإرسال أو رفض الفاتورة حتى وإن كانت صحيحة من الناحية الفنية.

ثانيًا: الأسباب الشائعة التي تؤدي إلى الأخطاء

لمعالجة الأخطاء بفعالية، من الضروري فهم الأسباب الرئيسية وراءها. ومن أبرز هذه الأسباب:

انقطاع أو ضعف اتصال الإنترنت أثناء عملية الرفع

استخدام نظام فواتير أو برنامج قديم غير متوافق مع متطلبات الهيئة

عدم مطابقة معلومات المورد أو المشتري مع السجلات الرسمية

انتهاء صلاحية الشهادة الرقمية أو التوقيع المُستخدم

إرسال الفاتورة بصيغة PDF أو تنسيق غير معتمد بدلاً من XML أو صيغة معتمدة

نقص في البيانات الإلزامية أو وجود حقل مفقود

اختلاف في الحسابات الرياضية داخل الفاتورة (مثلاً مجموع البنود لا يطابق الإجمالي)

أخطاء في الربط أو تكوين واجهة برمجة التطبيقات (API) بين النظام المحلي والمنصة

عدم تحديث النظام بعد صدور متطلبات أو تعديلات الهيئة

أخطاء بشرية في إدخال البيانات (مثل كتابة الأرقام بشكل خاطئ أو نسيان بعض الحقول)

على سبيل المثال، منصة “كليرتاكس” تشير إلى أن بعض الأخطاء الشائعة تتضمن فشل التحقق من صحة الهيكل (schema) أو وجود حقول إلزامية مفقودة في طلب الفاتورة الإلكترونية.

كما تذكر بعض المصادر أن الأخطاء في استيعاب التحديثات المتعلقة بالمرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية من الأسباب التي تؤدي إلى رفض بعض الفواتير.

ثالثًا: خطوات واضحة للتعامل مع الأخطاء عند رفع الفاتورة الإلكترونية

إليك خطوات عملية متسلسلة يمكنك اتباعها عندما تواجه خطأ أثناء رفع فاتورة:

الاطلاع على رسالة الخطأ

عندما تفشل عملية الرفع، غالبًا ما تظهر رسالة خطأ (Error Message) أو كود (Error Code). هذه الرسالة هي دليلك الأول لتحديد نوع الخطأ (تنسيق، بيانات، توقيع، إلخ).

تسجيل معلومات الخطأ

مثل رقم الفاتورة، الكود، نص الرسالة، التوقيت، اسم المستخدم الذي أرسل الفاتورة.

التحقق من الاتصال والبنية التقنية

تأكد من أن الإنترنت يعمل بشكل مستقر، وأن السيرفر أو النظام المحلي يعمل بشكل طبيعي، وأن الربط مع منصة الهيئة أو المنصة المركزية يعمل.

مراجعة تنسيق الفاتورة والهيكل الفني

تأكد من أن الفاتورة بصيغة XML صحيحة أو PDF/A-3 مع تضمين XML إن كانت الطريقة معتمدة. تحقق من أن جميع الحقول المطلوبة موجودة وبالترتيب الصحيح، وأن الأسماء في الشفرة (XML tags) مطابقة للمواصفات.

مراجعة البيانات داخل الفاتورة

تحقق من صحة الحقول مثل: الرقم الضريبي للمورد والمشتري، الاسم، المبالغ، التواريخ، الكمية، الضريبة، الإجمالي، وهل هناك تطابق بين مبالغ البنود والإجمالي.

التحقق من التوقيع الرقمي أو الشهادة الرقمية

إذا كان الخطأ متعلقًا بفشل التحقق من التوقيع، فقد تكون الشهادة منتهية أو غير مفعلة أو غير متطابقة مع البيانات.

إعادة محاولة الرفع بعد التصحيح

بعد تعديل الخطأ، حاول رفع الفاتورة مرة أخرى واحرص أن تراقب النظام لمعرفة إذا تم قبولها أم لا.

إن استمر الخطأ: التواصل مع الدعم الفني

إذا قمت بكل ما سبق وما زلت تواجه المشكلة، فقد يكون الخطأ من جهة النظام المركزي أو الربط التقني. تواصل مع دعم الهيئة أو المزود التقني لديك لتصحيح المشكلة على مستوى البنية.

توثيق كل الخطوات المتخذة

احتفظ بسجل لجميع المحاولات والتصحيحات التي قمت بها، بما في ذلك لقطات شاشة ورسائل الخطأ وبيانات الإرسال. هذا مهم في حال وجود مراجعة أو استفسار من الهيئة لاحقًا.

إصدار إشعار دائن أو مدين إذا لزم الأمر

إذا تم إصدار الفاتورة ولكن تبين لاحقًا خطأ في البيانات بعد قبولها، يجب تصحيحها رسميًا عبر إشعار دائن أو مدين كما تسمح اللوائح الضريبية. الهيئة توضح أنه لا يمكن إلغاء الفاتورة بعد إصدارها، وإنما يُصدر إشعار دائن أو مدين للتعديل.

رابعًا: دور المحاسب القانوني والفريق التقني في معالجة الأخطاء

عند ظهور أخطاء النظام عند رفع الفواتير، لا يُعتمد فقط على القسم التقني أو قسم المحاسبة وحده، بل يجب أن يكون دور المحاسب القانوني والفريق التقني منسقًا لضمان معالجة سريعة ودقيقة:

المحاسب القانوني:

مراجعة الفواتير التي تُرفض وتحليل أخطاء البيانات أو التوافق مع اللوائح الضريبية

الإشراف على تصحيح البيانات المالية والتأكد من عدم وجود تأثير سلبي على الإقرار الضريبي

التأكد من أن التعديلات تتم وفق الإجراءات القانونية (إشعارات دائن/مدين إن اقتضى الأمر)

توثيق تفاصيل الخطأ والإجراءات المتخذة للتعامل معه

الفريق التقني / مطورو النظام:

فحص الربط البرمجي (API) بين النظام المحلي والمنصة المركزية

مراجعة الصيغ والمعايير الفنية (XML schema، التشفير، التوقيع الرقمي)

التأكد من أن النظام محدث ويُراعي التغييرات التي تصدرها الهيئة

دعم استرجاع الفواتير المرفوضة وتعديلها في النظام المحلي بشكل صحيح

الإدارة العليا والرقابة الداخلية:

ضمان وجود آلية متابعة دورية للفواتير المرفوضة

تحديد معايير شاملة لقياس أداء النظام ومعدل الأخطاء

تخصيص موارد للتدريب والتحسين المستمر

خامسًا: نصائح وقائية لتقليل الأخطاء عند رفع الفواتير الإلكترونية

لتقليل احتمالية وقوع الأخطاء عند رفع الفواتير، إليك مجموعة من النصائح المهمة:

استخدام نظام فواتير إلكترونية معتمد ومرخص من الهيئة

التأكد من أن النظام محدث بأحدث مواصفات الهيئة ومتطلبات المرحلة الثانية

إعداد قوالب ثابتة للفواتير تتضمن جميع الحقول الإلزامية

تدريب الموظفين بشدة على إجراءات الفوترة الإلكترونية وصياغة الفاتورة الصحيحة

تنفيذ اختبارات دورية لفواتير تجريبية للتأكد من أن النظام يعمل بكفاءة

تفعيل مراقبة تلقائية للفواتير المرفوضة وتحليل أسباب الرفض

الربط بين النظام المحلي وواجهة الهيئة بطريقة مستقرة وآمنة

الحفاظ على نسخ احتياطية منتظمة من الفواتير وبياناتها

مراجعة تحديثات الهيئة فور صدورها وتطبيقها دون تأخير

وجود خطة للتعامل مع حالات الفشل تشمل خطوات تصحيحية وتواصل مع الدعم

سادسًا: أمثلة واقعية على أخطاء رفع الفواتير وكيفية معالجتها

إليك بعض الأمثلة التي وقعت فعلاً في السوق وكيف تم التعامل معها:

مثال 1: فشل التحقق من صحة هيكل الـ XML

تم إرسال فاتورة لكن النظام رفضها بسبب أن ملف XML لم يكن متوافقًا مع مخطط الهيئة (schema). الحل: تعديل الهيكل للتطابق مع المواصفات وإعادة الإرسال بعد اختبار محلي.

مثال 2: التوقيع الرقمي غير صالح

فشلت الفاتورة في القبول لأن الشهادة الرقمية المستخدمة انتهت صلاحيتها. الحل: تجديد الشهادة الرقمية، وتحديث المفتاح في النظام، وإعادة إرسال الفاتورة.

مثال 3: حذف حقل إلزامي مثل اسم المشتري أو الرقم الضريبي

رفضت الفاتورة بسبب نقص بيانات المشتري. الحل: تعديل الفاتورة محليًا بإدخال الحقل الناقص، ثم إعادة الرفع.

مثال 4: فقدان الاتصال أثناء الرفع

أثناء إرسال الدفعة الأخيرة من الفواتير، انقطع الإنترنت، مما أدى إلى جزئية رفع. الحل: التأكد من استقرار الشبكة، ثم إعادة إرسال الفواتير المرفوضة التي لم تصل.

سابعًا: ما الذي يجب أن تفعله إذا استمرت المشكلة رغم التصحيح؟

إذا قمت بكل المحاولات السابقة وما زالت الفاتورة تُرفض، إليك ما يمكنك فعله:

إرسال شكوى أو تذكرة دعم إلى الهيئة الضريبية تحتوي على تفاصيل الفاتورة، رسالة الخطأ، اللقطات (Screenshots)، والسجلات التقنية (Logs).

التواصل مع مزود النظام أو مزود الخدمة الفوترة لتدقيق الربط والتكوين الفني.

الاحتفاظ بكل الوثائق والمراسلات التي تم تنفيذها، لأنها قد تُطلب في حال تدقيق رسمي من الهيئة.

استخدام قنوات الدعم المعتمدة من الهيئة أو الدعم الفني الرسمي لتسريع حل المشكلة.

أخطاء النظام عند رفع الفواتير الإلكترونية ليست أمرًا نادرًا، لكنها جزء طبيعي من عملية التحول الرقمي. المهم هو أن تكون هناك آلية منظمة للتعامل معها، تضمن تصحيح الخطأ بسرعة، وتوثيق الخطوات التي اتُخذت، والتأكد من أن الأخطاء لا تتكرَّر.

من الضروري أن يعمل المحاسب القانوني والفريق التقني معًا ضمن تنسيق واضح، لضمان أن البيانات المالية والفواتير تتوافق مع متطلبات الهيئة الضريبية، وأن أي خطأ يُعالج بشكل سريع وآمن.

مع الحذر، والوقاية، والتدريب، والربط الفني القوي، يمكن للمنشآت أن تقلل من الأخطاء إلى الحد الأدنى وتضمن سير عملياتها الفوترة الرقمية بسلاسة وامتثال تام.